Quando gestisci una piccola impresa, potresti pensare di essere il capo di te stesso, ma potresti presto imparare che devi rispondere a molte persone. Ciò include sponsor e stakeholder. Queste due categorie di persone interessate alla tua attività possono fare la differenza tra successo e fallimento. Una volta comprese le tue responsabilità verso ciascuno, puoi dare la priorità ai tuoi rapporti in modo da non sentire che stai cercando di soddisfare tutti in una volta.
Progetti
I progetti hanno sia sponsor che stakeholder. Gli sponsor tendono ad essere quelli che hanno iniziato il progetto o ci hanno pensato. Si può dire che “possiedono” il progetto. Questo può includere un manager, un supervisore, un team o un partner. Lo sponsor di un progetto di solito mostra un interesse attivo per lo stato di avanzamento del progetto e può chiederti di dare l’autorità per approvare o disapprovare azioni specifiche. Puoi anche essere uno sponsor come proprietario della tua attività; in questo caso, richiederesti a tutte le persone che lavorano al progetto di riferirti.
Gli stakeholder, d’altro canto, tendono ad avere un interesse per il risultato del progetto, piuttosto che per il suo inizio. Possono includere dipendenti, clienti, istituti di credito, fornitori e la comunità. Potrebbe non essere necessario ottenere l’approvazione per i progetti dalle parti interessate, ma sarà necessario far loro sapere in che modo il progetto sta contribuendo alla salute e alla redditività della tua attività.
Priorità alle comunicazioni
La persona in cima alla scala dei rapporti è lo sponsor. Questa persona si assume il rischio associato a un progetto. Che quella persona sia tu o un manager, tutte le persone devono rendere lo sponsor consapevole di tutti gli sviluppi. Puoi dare la priorità alle parti interessate per determinare con quali devi comunicare. Alcuni, come le famiglie dei dipendenti, potrebbero non richiedere alcuna comunicazione. Altri, come i finanziatori, potrebbero voler conoscere i dettagli di un progetto mentre procede in modo da poter fornire input. Puoi creare un elenco dal più grande sponsor fino allo stakeholder più remoto per aiutarti a capire chi dovresti chiamare regolarmente, chi puoi inviare email occasionalmente e chi non devi avvisare affatto.
Comitati direttivi
I comitati direttivi possono contenere sia sponsor che stakeholder chiave. Ad esempio, la persona che ha originato il progetto in qualità di sponsor può riunire persone che prendono decisioni e rivedono tutte le fasi di un progetto. Le parti interessate chiave possono includere persone come leader di comunità, istituti di credito e dirigenti sindacali il cui sostegno rende possibile il progetto. Devi considerare un comitato direttivo come vitale per un progetto e assicurarti che tutti i membri del comitato siano d’accordo con il tuo progetto.
Livelli di informazione
Tenere informato uno sponsor può significare fornire una grande quantità di dettagli. Tuttavia, uno sponsor potrebbe non voler sentire parlare di ogni singolo problema che si presenta. Puoi gestire i problemi e risolvere i conflitti senza correre ogni volta dallo sponsor, salvando le comunicazioni per i contorni approssimativi di come sta andando il progetto.
Le parti interessate potrebbero aver bisogno di ancora meno dettagli. Determina quanto vuoi trasmettere a ciascun livello di stakeholder. Secondo CBS News Money Watch, troppe informazioni possono effettivamente danneggiare o bloccare un progetto. Alcuni stakeholder hanno un interesse emotivo piuttosto che finanziario e dire loro troppo e troppo presto può causare loro uno stress inutile. Puoi assumerti la responsabilità di negoziare i contratti senza discutere le negoziazioni con le parti interessate e, se hai un superamento dei costi, potresti dirlo al tuo sponsor ma non ad alcune parti interessate. Ogni comunicazione è una chiamata di giudizio da parte tua.