Mentre la comunicazione è qualcosa che “accade e basta” nelle organizzazioni, le aziende che adottano misure per implementare strategie solide che incidono sull’efficacia delle loro comunicazioni aziendali possono ottenere risultati misurabili. La comunicazione dovrebbe tenere conto degli obiettivi di comunicazione, del pubblico, dei messaggi chiave, dei canali di comunicazione e di un mezzo per misurare l’efficacia delle tattiche di comunicazione utilizzate.
Avere un obiettivo
Qualsiasi strategia di comunicazione aziendale, indipendentemente da quanto piccola, dovrebbe iniziare con un obiettivo e tale obiettivo dovrebbe fornire alcune indicazioni sul risultato previsto. Un’azienda che desidera comunicare con i dipendenti sulle opzioni di benefit, ad esempio, può avere obiettivi relativi all’aumento del livello di comprensione dei dipendenti dei benefici disponibili e all’aumento della soddisfazione dei dipendenti rispetto ai benefici. Gli obiettivi dovrebbero essere focalizzati su alcuni risultati misurabili.
Identifica i segmenti di pubblico
Raramente un’azienda comunicherà esattamente lo stesso messaggio esattamente nello stesso modo a tutto il suo pubblico. È importante identificare i segmenti di pubblico in base a esigenze, obiettivi e risultati desiderati diversi. I clienti possono essere un pubblico, ma quel gruppo potrebbe essere ulteriormente segmentato in clienti attuali, recenti o passati. I dipendenti possono essere segmentati in vari modi in base a reparto, anzianità di servizio, ubicazione e livello di posizione.
Crea messaggi chiave
Sulla base dell’obiettivo identificato e dei segmenti di pubblico di destinazione, un’azienda dovrebbe creare messaggi chiave per ciascun pubblico identificato progettati per aiutare a raggiungere l’obiettivo. È una buona idea limitare il numero di messaggi chiave a non più di cinque perché il tentativo di comunicare più di questo può creare confusione per qualsiasi pubblico.
Seleziona Strumenti di comunicazione
Le aziende odierne hanno una varietà di strumenti di comunicazione tra cui scegliere, che vanno da quelli tradizionali (telefono, posta ordinaria, pubblicità), a quelli nuovi basati sulla tecnologia (e-mail, Internet, social media). La scelta dello strumento di comunicazione sarà guidata dall’obiettivo, dal pubblico e dal messaggio.
Misurare i risultati
È importante misurare i risultati di qualsiasi comunicazione per determinare se l’obiettivo è stato raggiunto e in che misura. Le informazioni raccolte da questa misurazione possono fornire informazioni importanti che possono essere utilizzate per modificare o migliorare gli sforzi di comunicazione futuri.