Il flusso di cassa è la linfa vitale di molte piccole imprese. Non importa quanto siano buone le tue vendite, se i tuoi crediti non vengono pagati in modo tempestivo, potresti avere problemi a fare il libro paga, ordinare nuove forniture o pagare i tuoi debiti in tempo. La creazione di strategie di fatturazione per ridurre il tempo necessario per convincere i clienti a pagare ti aiuterà a evitare mancati pagamenti, sanzioni, commissioni, aumenti dei tassi di interesse e mancanza di capitale operativo.
Sistemi di ordine
Una strategia chiave per la fatturazione consiste nel creare un sistema di ordini che avvii automaticamente il processo di fatturazione. I rappresentanti di vendita non dovrebbero essere autorizzati a prendere ordini, quindi inviare rapporti alla contabilità a loro piacimento. I sistemi di vendita in linea non dovrebbero solo inviare un modulo d’ordine al reparto che evade gli ordini di vendita, ma dovrebbero anche generare un report per il reparto contabilità. Crea un sistema che leghi ogni vendita a credito a uno specifico processo di invio dell’ordine per ottenere le fatture il prima possibile.
Metodi di pagamento
Per ottenere i tuoi crediti più velocemente, accetta il pagamento in diversi modi, tra cui assegno, carta di credito e debito, deposito diretto e PayPal. Più modi offri ai clienti di pagare, prima riceverai il pagamento. Stampa i tuoi metodi di pagamento sui moduli d’ordine, sulle pagine degli ordini del sito web e su tutte le fatture spedite.
Generazione di fatture
Collega le tue fatture alla contabilità generale per generare fatture e monitorare e monitorare lo stato dei crediti. Programmi come Quicken e QuickBooks ti aiutano a organizzare e coordinare diverse funzioni di contabilità per una facile registrazione e individuazione dei problemi. Le fatture non pagate verranno visualizzate nei rapporti contabili senza che il dipartimento finanziario le richieda, assicurando che nessuna fattura vada a finire. Quando il software contrassegna le fatture come scadute, il reparto contabilità saprà inviare una seconda fattura o effettuare una chiamata di cortesia.
Termini, penalità di sconti
Stabilisci termini e sanzioni chiari per il pagamento delle fatture. Includere il numero di giorni dalla data della fattura che i clienti devono pagare. I termini comuni includono 10, 30, 60 e 90 giorni. Fai sapere ai clienti cosa succederà se pagano in anticipo o in ritardo. Ad esempio, se offri termini di 60 giorni, stampa sulle fatture che i clienti possono detrarre il 3% dalla loro fattura se pagano entro 30 giorni e annota eventuali penali per i pagamenti in ritardo. Includi il tuo indirizzo, numero di telefono ed e-mail nelle fatture per i clienti con domande.
SEI
Se invii fatture per posta, includi una busta affrancata autoindirizzata che i clienti potranno utilizzare per rimettere le loro fatture. Molte persone scrivono assegni per le bollette in tempo per pagarle nei tempi previsti, ma poi le lasciano sulla scrivania per giorni o settimane perché non hanno una busta o un timbro per spedire l’assegno. Rendi più facile per i clienti versare rapidamente il pagamento con una busta di reso con affrancatura.
Fatture elettroniche
Per ricevere le fatture più rapidamente e per assicurarti che non si perdano nella posta, inviale tramite e-mail. Richiedi una ricevuta quando invii la fattura. Prova questo metodo prima di impegnarti terminando le fatture generate su carta: potresti scoprire che è più probabile che i clienti ignorino una fattura elettronica o fingano di non averla ricevuta.