I reclami dei dipendenti sono un dato di fatto della vita aziendale. Le aziende che gestiscono i reclami in modo efficace non solo possono aumentare il morale e la soddisfazione dei dipendenti, ma possono anche trarre vantaggio dalle informazioni ottenute tramite il feedback dei dipendenti. Essere aperti a feedback positivi e costruttivi e fornire ai dipendenti più opzioni per condividere le loro preoccupazioni sono le migliori pratiche per gestire i reclami in modo efficace.
Accoglienza dei reclami dei dipendenti
Secondo Lin Grensing-Pophal, autore di “Human Resource Essentials”, datori di lavoro e manager che considerano i reclami come regali possono stabilire rapporti di fiducia con i dipendenti che portano a lealtà e produttività e possono imparare molto durante il processo. Le lamentele ci sono, indipendentemente dal fatto che i manager ne sentano parlare o meno. La ricerca attiva del feedback, anche costruttivo, può aiutare a far emergere i problemi allo scoperto e portare a miglioramenti dei processi e altri cambiamenti che possono avere un impatto positivo sul posto di lavoro.
Non riuscire ad agire
A volte un dipendente porta un reclamo a un manager ma dice che non vuole davvero che il manager faccia qualcosa al riguardo. Questo tipo di richiesta non dovrebbe essere accolta, afferma Susan Hartmus Hiser, autrice di “Errori commessi dai datori di lavoro nelle indagini sui reclami dei dipendenti”. Il compito del manager è indagare, seguire e tentare di risolvere i reclami dei dipendenti. I dipendenti devono sapere che se sollevano un problema, verrà indagato. Inoltre, i manager devono assicurarsi di documentare accuratamente il reclamo, l’indagine e la risoluzione.
I supervisori non dovrebbero essere l’unica scelta
I manuali delle politiche oi manuali dei dipendenti di molte organizzazioni consigliano ai dipendenti di rivolgersi ai loro diretti supervisori con reclami. I supervisori non dovrebbero essere l’unica opzione per i dipendenti, tuttavia, afferma Lisa Guerin, un avvocato e autrice di “The Essential Guide to Workplace Investigations”, perché il supervisore potrebbe essere il problema. I datori di lavoro dovrebbero offrire ai dipendenti opzioni quando si tratta di presentare reclami. Questi possono includere il supervisore, il dipartimento delle risorse umane o una linea di reclamo anonima o un forum online.
Documento e follow-up
I manager dovrebbero documentare i reclami dei dipendenti e qualsiasi azione intrapresa. Inoltre, dovrebbero programmare una discussione di follow-up con il dipendente per valutare i progressi. Le aziende che hanno dipartimenti delle risorse umane possono trarre vantaggio dal coinvolgimento di professionisti delle risorse umane in queste discussioni. Inoltre, il monitoraggio dell’origine e del tipo di reclami ricevuti dai dipendenti può fornire indicazioni sulle aree di opportunità di miglioramento che potrebbero includere la formazione per supervisori e manager o miglioramenti dei processi.