In qualità di proprietario di una piccola impresa, puoi scegliere di pagare i tuoi dipendenti in base allo stipendio, il che significa che ricevono un determinato importo di paga per ogni periodo di paga che costituisce lo stipendio. Sebbene molti datori di lavoro paghino lo stipendio tramite deposito diretto, carta di debito del libro paga o assegno, alcuni preferiscono pagare in contanti. L’ultima alternativa è normalmente accettabile, a condizione che sia fatta legalmente.
Regola generale
La legge statale determina generalmente il modo in cui i datori di lavoro devono pagare gli stipendi ai propri dipendenti; il metodo si applica sia ai dipendenti orari che a quelli stipendiati. Pertanto, prima di pagare in contanti a un lavoratore salariato, verificare con il dipartimento del lavoro statale le norme applicabili. Ad esempio, se lo stato afferma che il pagamento in contanti è consentito, è probabile che tu debba fornire al rispettivo dipendente una busta paga che mostri informazioni specifiche.
Requisiti di detrazione
Quando si paga con deposito diretto o assegno, la dipendente riceve solo la sua paga da portare a casa dopo l’elaborazione del libro paga. Questo perché sei responsabile della sottrazione di tutte le sue detrazioni dalla sua retribuzione lorda prima di pagarla effettivamente. Questa regola si applica anche al pagamento in contanti. Prima di pagare in contanti a un lavoratore salariato, è importante detrarre tutte le tasse sui salari, comprese l’imposta federale sul reddito, la tassa di previdenza sociale, la tassa Medicare e le tasse statali e locali applicabili dalla sua retribuzione lorda prima di consegnarle il pagamento. Inoltre, se ha altre detrazioni obbligatorie, come il mantenimento dei figli o il sequestro del salario, o detrazioni volontarie, come le prestazioni sanitarie e pensionistiche, sottrarle anche dalla sua retribuzione lorda.
Criteri di pagamento stub
Se paghi un lavoratore salariato in contanti, devi dargli prova dell’avvenuto pagamento. Se si utilizza un software per la gestione delle buste paga per elaborare la propria busta paga e si paga tramite deposito diretto o assegno, il software genera automaticamente il deposito diretto e le buste paga. Con i pagamenti in contanti, è necessario preparare una dichiarazione scritta o stampata leggibile che mostri il pagamento in contanti lordo del dipendente, tutte le sue detrazioni e il suo pagamento in contanti da portare a casa. Fornire al dipendente una dichiarazione dei salari protegge anche te, in quanto dimostra che l’hai pagato. Prima di consegnargli il pagamento in contanti e la dichiarazione del salario, fagli firmare la dichiarazione.
avvertimento
Se paghi un dipendente in contanti ma non riesci a trattenere l’imposta appropriata, il dipendente può segnalarti alle agenzie fiscali appropriate. La mancata trattenuta delle detrazioni obbligatorie può portare a verifiche da parte delle agenzie e sanzioni civili e penali. Inoltre mette la dipendente nella scomoda posizione di dover pagare le proprie tasse all’agenzia. Inoltre, dovresti segnalare i salari guadagnati e le imposte trattenute per l’anno per ciascun dipendente all’Amministrazione della sicurezza sociale e alle agenzie statali applicabili sul modulo W-2. È anche probabile che ti venga richiesto di pagare la tassa di disoccupazione federale e statale su un determinato importo di stipendio pagato a ciascun dipendente per l’anno; questo vale anche per i pagamenti in contanti. Il mancato rispetto di tutte queste regole porta a sanzioni separate dalle rispettive agenzie.