Secondo un sondaggio della società di sicurezza al dettaglio Securitysolutions.com, il solo furto da parte dei dipendenti rappresenta oltre $ 40 miliardi di perdite per i rivenditori all’anno, senza considerare altri tipi di perdita. Con margini di profitto netto generalmente ben al di sotto del 10 percento, queste perdite da sole richiedono quasi 500 miliardi di dollari di vendite per essere recuperate. L’inventario vecchio o invendibile costa anche ai negozi miliardi di margini di liquidazione. Seguire solidi concetti di gestione dell’inventario è il metodo migliore per essere sicuri di gestire correttamente l’inventario.
Ordinazione di merce
Il piano di acquisto di un negozio definisce il metodo e in quali quantità riordina la merce in base a un ritorno sull’investimento stimato. I negozi più grandi utilizzano una serie di magazzini di distribuzione per immagazzinare grandi quantità di merce, quindi suddividono ogni articolo, o sku, in unità più piccole da spedire ai singoli negozi man mano che gli articoli vengono ordinati. Memorizza l’ordine in unità fisse poiché le scorte vengono vendute in base a un tempo di consegna stimato o riforniscono ogni articolo man mano che viene venduto, spedendo ciò che è disponibile in giorni fissi. Un gestore dell’inventario monitora le tendenze delle vendite in generale e in skus specifici per determinare se gli importi di rifornimento devono essere adeguati.
Ricezione della merce
La ricezione della merce nell’inventario è un punto chiave di potenziale perdita: il personale ricevente riceve una bolla di accompagnamento che cataloga la spedizione quando arriva. Ogni scatola deve essere esaminata per danni prima che la compagnia di spedizioni parta in modo che il personale possa presentare una richiesta di risarcimento danni. La merce viene accuratamente conteggiata e confrontata con la bolla di accompagnamento. Ogni scostamento viene annotato e, quando la merce viene inserita nell’inventario computerizzato, viene rettificata. Il personale ricevente in genere presenta un reclamo al distributore per gli articoli mancanti e lo notifica per la fatturazione delle eccedenze.
Conservazione della merce
Una volta ricevuta, la merce viene spostata al piano di vendita o immagazzinata nel magazzino. Gli scaffali del magazzino sono stoccati in posizioni predeterminate di contenitori o scaffali numerati in modo sistematico per consentire al personale del magazzino di trovarli facilmente. Un esempio potrebbe essere che un negozio di ferramenta immagazzini elementi di fissaggio in contenitori nelle sezioni da 10,000 a 10,999 e utensili manuali da 11,000 a 11,250. La mappatura di un magazzino utilizzando questi numeri consente anche ai nuovi membri del personale di trovare merci e rifornirle nel reparto vendite non appena vengono vendute.
Prevenzione delle perdite
La tecnica di prevenzione delle perdite è un concetto ampio che cerca sistematicamente di eliminare la perdita di inventario per furto o errore materiale dal momento dell’ordine all’acquisto del cliente e alla fine del periodo di restituzione dell’azienda. Esempi di tecniche di prevenzione delle perdite sono il riconteggio dell’inventario con una variazione rispetto alla bolla di accompagnamento, l’utilizzo di telecamere di sicurezza per ridurre il furto di clienti e dipendenti, l’utilizzo di tag a radiofrequenza con un allarme alla porta che suona se il tag non è disattivato, limitando l’accesso ai magazzini e monitorare i resi dei clienti per verificarne la legittimità.
Processi di inventario in corso
I negozi devono fare un inventario periodico non meno di una volta all’anno a fini fiscali. Inventari più frequenti offrono una visione migliore delle tendenze di perdita e delle merci obsolete e invendute. I negozi in genere utilizzano un sistema di inventario automatizzato elaborato attraverso i suoi sistemi di registratore di cassa. La gestione dell’autorizzazione al reso per gli articoli restituiti in garanzia deve essere sempre aggiornata per evitare limiti di tempo in garanzia. Un responsabile dell’inventario chiama il produttore o il distributore per richiedere questa autorizzazione, quindi spedisce gli articoli per lo scambio.