L’Internal Revenue Service ha regole rigide riguardo al modulo W-4 e alla sua associazione con l’occupazione. L’IRS richiede ai datori di lavoro di fornire ai nuovi dipendenti un W-4 da completare. Il W-4 svolge un ruolo fondamentale nel processo di ritenuta alla fonte e il datore di lavoro e il dipendente sono tenuti a conformarsi ai suoi requisiti.
Significato
L’IRS ha istituito il modulo W-4 per aiutare il datore di lavoro a determinare l’importo dell’imposta federale sul reddito da trattenere dai guadagni dei dipendenti. L’imposta federale sul reddito del dipendente si basa sul suo stato di deposito, sulle indennità, sulle tabelle delle ritenute fiscali IRS (circolare E) o sullo stato di esenzione. Il dipendente può dichiarare il suo stato di deposito, l’indennità, l’imposta aggiuntiva da trattenere per ogni periodo di paga o lo stato di esenzione sul W-4. Senza il W-4, è difficile conoscere le vere condizioni di ritenuta alla fonte del dipendente.
indennità
L’IRS consente al dipendente di richiedere indennità sul suo W-4, che riducono il suo salario imponibile. Ad esempio, può rivendicare se stessa, il coniuge e le persone a carico. Più pretende, meno la sua ritenuta fiscale sul reddito federale; e meno afferma, più la trattenuta. Il datore di lavoro non dovrebbe trattenere alcuna imposta sul reddito federale se il dipendente dichiara di essere esente dal W-4.
Risorsa del datore di lavoro
Il datore di lavoro può scaricare il modulo ufficiale W-4 dal sito web dell’IRS. In particolare, il datore di lavoro può utilizzare un sostituto W-4, a condizione che contenga un linguaggio simile al W-4 ufficiale. Il datore di lavoro deve sviluppare il sostituto W-4; il dipendente non può svilupparlo. Se il dipendente trascura di presentare il W-4, il datore di lavoro può classificarlo come single senza indennità, la fascia fiscale più alta.
Risorsa dipendente
Il dipendente è responsabile di garantire che paghi un’adeguata imposta federale sul reddito. Pertanto, dovrebbe adeguare le sue tasse di conseguenza. Il pagamento insufficiente dell’imposta sul reddito federale può indurla a essere debitrice all’IRS quando presenta la sua dichiarazione dei redditi. Se paga più del dovuto, deve aspettare fino a dopo aver presentato la dichiarazione dei redditi per ottenere un rimborso. Il dipendente dovrebbe richiedere solo ciò a cui ha diritto sul W-4. In particolare, l’IRS può addebitarle una penale di $ 500 per aver inviato un falso W-4. Può utilizzare il calcolatore della ritenuta alla fonte dell’IRS o la pubblicazione IRS 919 per determinare se ha bisogno di adeguare le sue tasse e presentare un nuovo W-4.
Moduli non validi
Se il dipendente presenta un W-4 non valido, il datore di lavoro deve restituirglielo e richiederne uno valido. Se non rispetta, il datore di lavoro dovrebbe trattenere l’imposta sul reddito federale a single senza indennità. Se il dipendente ha un precedente W-4 valido, il datore di lavoro può utilizzarlo per effettuare la ritenuta alla fonte. Un W-4 non valido include uno con una data errata o modifiche non autorizzate apportate al modulo.
Considerazioni
Gli stranieri non residenti sono tenuti a compilare un modulo W-4 ma si applicano istruzioni speciali. Ad esempio, il dipendente può selezionare solo “Single” sulla riga dello stato civile del W-4 e non può richiedere l’esenzione. Il datore di lavoro dovrebbe consultare la circolare E dell’IRS per l’anno fiscale pertinente per le istruzioni sulla ritenuta alla fonte per gli stranieri non residenti.