La sequenza di apertura di “The Flintstones” mostrava Fred Flintstone che pungeva felicemente il suo cartellino alla fine di una lunga giornata di lavoro di Bedrock. Sebbene tu possa ancora trarre vantaggio da questa tecnologia, non è necessario che sia un lavoro dell’età della pietra. Automatizza il processo di punch-in time card tramite Microsoft Excel. Con i modelli di Excel, puoi creare cartellini orari specifici dell’azienda senza il tempo di configurazione, lasciandoti più tempo per scolpire pietre o concentrarti sui dipendenti di cui stai monitorando il tempo.
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Avvia Microsoft Excel e fai clic sulla scheda “File”. Fai clic su “Nuovo”. Fare clic sul pulsante “Fogli presenze” nella sezione centrale della finestra Modelli disponibili. I modelli di cartellini Excel vengono modificati rapidamente, quindi fai doppio clic su uno che corrisponde alle tue esigenze aziendali, ad esempio “Foglio presenze settimanale con pause”, che include i quadrati per il punch in e out. Il modello si apre in una nuova finestra di Excel.
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Fai doppio clic sulla prima istanza del testo segnaposto sul modello, che potrebbe essere “Nome azienda”, “Data”, “Settimana” o “Nome dipendente”. Sovrascrivi il testo segnaposto sul cartellino con i dettagli della tua attività.
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Modifica le date che il modello potrebbe aver popolato: alcuni modelli di Excel sono dotati di date precedenti e altri di date vuote. Aggiungi gli orari e le date settimanali, mensili o giornalieri come desideri per la scheda oraria.
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Aggiungere qualsiasi testo aggiuntivo come “Firma del manager” come desiderato.
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Fare clic sulla scheda “Inserisci”. Fare clic sul pulsante “Forme” sulla barra multifunzione e fare clic sulla prima forma in “Rettangoli”. Quando il cursore si trasforma in un segno più, disegnare un quadrato nel primo slot di punch-in sul cartellino. Assicurati che il quadrato sia abbastanza grande da contenere il punzone dal perno della macchina. Se il modello che hai scelto ha degli slot, non è necessario disegnare quadrati aggiuntivi. Altrimenti, posiziona il quadrato accanto al primo orario di punch-in, ad esempio “12:00”.
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Fare clic sul quadrato e premere “Ctrl-C” per copiarlo. Passare alla cella successiva sulla griglia che necessita di una designazione punch-in e premere “Ctrl-V”, incollando nel quadrato. Continua a incollare in quadrati finché tutti i tempi di punch-in non sono stati sistemati.
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Aggiungi il logo della tua organizzazione al cartellino facendo clic sul pulsante “Inserisci” e scegliendo “Immagine”. Individua una copia digitale del file e fai doppio clic su di esso, quindi trascinalo in posizione sulla scheda.
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Fare clic sulla scheda “Layout di pagina”, quindi fare clic sul pulsante “Dimensioni”. Fare clic su “Altri formati carta” per aprire la finestra “Imposta pagina”. Scorri il menu “Formato carta” fino alle dimensioni della tua macchina per cartellini e fai clic su uno, quindi fai clic sul pulsante “OK”. Tieni presente che questo potrebbe riorganizzare il modo in cui il cartellino appare sulla griglia del foglio di calcolo, quindi potrebbe essere necessario riorganizzare i quadrati di punch-in.
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Fare clic sulla scheda “File”, selezionare “Salva con nome”, digitare un nome file per il cartellino e fare clic sul pulsante “Salva”.