Le organizzazioni senza scopo di lucro forniscono servizi umani e pubblici in una varietà di aree. Per finanziare servizi e programmi, molte organizzazioni non profit sollecitano e accettano donazioni dal pubblico o richiedono sovvenzioni da fondazioni e governo. Forti controlli interni sono essenziali per le organizzazioni che utilizzano denaro pubblico. Questi controlli aiutano a prevenire le frodi e l’uso improprio dei fondi e svolgono un ruolo importante nell’integrità e accuratezza dei rapporti finanziari. Controlli rigorosi aiutano anche le organizzazioni non profit a raggiungere un rapporto accettabile tra le spese per le attività del programma e gli stanziamenti per il sostegno del programma.
Autorità di spesa
Stabilire autorizzazioni specifiche per autorizzare tutte le spese è un elemento essenziale del controllo dei processi finanziari dell’organizzazione. In alcune organizzazioni, l’autorità per gli acquisti o gli impegni finanziari richiede almeno due firme. Questi sono spesso quelli di una persona senior del personale, come il direttore esecutivo dell’organizzazione, e un membro del consiglio o il direttore finanziario. Accordi alternativi che forniscono un controllo limitato includono accordi di acquisto con limiti di dollari precedentemente autorizzati per fornitori specifici. In base a queste disposizioni, l’organizzazione designa il personale autorizzato a spendere i fondi. I limiti in dollari possono essere applicati alle categorie di spesa o agli importi totali degli acquisti.
Separare i doveri
Un’organizzazione che cerca di mantenere buoni controlli finanziari deve separare i compiti relativi alle sue finanze, in modo che ogni transazione finanziaria in entrata e in uscita richieda l’intervento di più di una persona o dipartimento. Questa separazione produce controlli e contrappesi che prevengono errori e frodi. Custodia separata delle registrazioni e della documentazione sia per le entrate che per le spese dall’autorizzazione alla ricezione o all’erogazione dei fondi. Ciò è particolarmente importante per le funzioni organizzative come il libro paga. Con controlli rigorosi, la persona o il dipartimento che autorizza l’assunzione per l’organizzazione non ha l’autorità per elaborare i dati sui salari ed emettere buste paga per i dipendenti.
Standard di efficienza
Insito nella missione dichiarata di ogni organizzazione senza scopo di lucro è l’impegno a una buona gestione dei fondi che accetta per sostenere i suoi programmi. Charity Navigator sottolinea che la differenza nei costi operativi per le organizzazioni non profit produce una gamma variabile di rapporti di spesa, ma il 70% delle organizzazioni non profit spende il 75% o più del proprio budget per le attività del programma e il 90% spende almeno il 65%. Le organizzazioni che spendono meno di un terzo del budget totale per le attività del programma sono inefficienti e forse immeritevoli della fiducia del pubblico, secondo il parere di Charity Navigator. Il consiglio di organizzazioni senza scopo di lucro grandi e piccole deve implementare controlli di budget che mantengano le spese dell’organizzazione per le attività di supporto ben al di sotto delle spese per le attività del programma. La revisione mensile e gli audit interni regolari delle transazioni finanziarie dell’organizzazione consentono al consiglio di monitorare la conformità con gli standard del rapporto di budget.
Costi ammissibili
Un budget di spesa approvato che identifica chiaramente i costi ammissibili è un meccanismo di controllo interno che aiuta le organizzazioni senza scopo di lucro a soddisfare gli standard di efficienza e le linee guida dei donatori. Quando le organizzazioni accettano fondi pubblici o privati, le spese addebitate alla sovvenzione devono corrispondere a una voce del budget che l’organizzazione ha fornito al concedente o donatore. L’ufficio finanziario dell’organizzazione ha normalmente la responsabilità di mantenere controlli rigorosi sulle singole voci. Gli audit esterni di una parte indipendente forniscono il livello aggiuntivo di supervisione necessario per verificare l’allocazione delle spese di un’organizzazione alle voci di budget consentite.