I controlli interni sono messi in atto dalla direzione aziendale per aiutare un’azienda a raggiungere i propri obiettivi istituzionali. Sebbene i controlli interni siano adattati alle aziende che proteggono, ci sono alcuni controlli comuni tra azienda e settori. La comprensione di alcuni dei controlli interni più comuni durante il ciclo contabile può aiutarti a implementare alcuni di questi controlli nella tua azienda.
Separazione dei compiti
Molti dei controlli interni più comuni sono legati alla separazione dei compiti. La segregazione dei compiti è la separazione delle mansioni lavorative tra persone diverse al fine di ridurre il rischio di furto di beni o frode in bilancio. I controlli sulla separazione dei compiti hanno lo scopo di prevenire il verificarsi di errori o frodi. Sebbene questi siano alcuni dei controlli interni più potenti, per i proprietari di piccole imprese sono anche tra i più difficili da implementare. Le piccole imprese hanno risorse limitate e non sono sempre in grado di assumere dipendenti aggiuntivi per separare completamente i compiti. In questo caso, i proprietari di piccole imprese devono fare del loro meglio e possono scegliere di assegnare in modo casuale i dipendenti a compiti diversi per fornire qualche elemento di sorpresa.
Approvazione e autorizzazione
I controlli di approvazione e autorizzazione sono progettati per prevenire errori e frodi nel bilancio richiedendo alle autorità di vigilanza di firmare gli acquisti o le transazioni contabili prima che si verifichino. Questa procedura consente alla direzione di determinare se la transazione proposta rientra nelle linee guida e nelle politiche dell’azienda. Questo controllo interno può essere facile da implementare in una piccola impresa e può essere potente. Tuttavia, i controlli di approvazione e autorizzazione sono validi solo se i dipendenti sono disposti a seguirli. I proprietari di piccole imprese che si affidano a questi tipi di controlli devono seguire per assicurarsi di essere seguiti. Se i dipendenti non vedono perché è importante aderire a questi controlli, i controlli verranno rapidamente dimenticati e resi inefficaci.
Recensioni
I controlli di revisione sono progettati per rilevare eventuali errori di bilancio che potrebbero essersi già verificati. Il controllo di revisione più semplice è la revisione mensile del bilancio da parte del proprietario di una piccola impresa. Durante questa revisione, il proprietario dovrebbe confrontare i risultati finanziari con i risultati degli anni precedenti e dei mesi precedenti alla ricerca di qualcosa fuori dall’ordinario. Uno degli errori più comuni commessi quando si esegue una revisione del bilancio è concentrarsi solo sugli scostamenti negativi. Ad esempio, se il proprietario vede che le spese sono molto inferiori questo mese rispetto agli anni passati, ciò dovrebbe essere allarmante tanto quanto l’aumento delle spese. Dal punto di vista del controllo, eventuali differenze che sono significative per il bilancio e non hanno spiegazioni dovrebbero essere esaminate ulteriormente.
Riconciliazioni
Solitamente eseguite dal personale contabile, le riconciliazioni sono uno dei controlli interni più comuni nelle organizzazioni di qualsiasi dimensione. I controlli di riconciliazione sono progettati per rilevare frodi o errori che si sono già verificati. La più comune delle procedure di riconciliazione è la riconciliazione bancaria. Una riconciliazione bancaria è il confronto tra i conti bancari e le registrazioni contabili della società. Alla fine del periodo contabile, di solito queste cifre non corrispondono. Le differenze sono spesso legate ad assegni in sospeso, interessi non ancora ricevuti, depositi in transito e aggiustamenti in valuta estera. Riconciliando i saldi contabili e bancari, i contabili sono in grado di determinare che tutto il denaro contante è correttamente contabilizzato e, in caso di discrepanze, avviare un’indagine per determinare la causa.