Una politica del personale del manuale di presenza non dovrebbe solo essere conforme a tutte le leggi federali e statali, ma dovrebbe anche fornire ai dipendenti una chiara comprensione delle aspettative della vostra azienda per la puntualità e le assenze. Un manuale di presenza ben scritto è chiaro e metodico nella sua composizione, consentendo ai dipendenti di seguire le politiche e le procedure delineate senza doversi consultare con nessun altro per chiarimenti.
Compliance
Un manuale di presenza può essere un modo efficace per la tua azienda di consentire ai dipendenti e alle agenzie esterne di familiarizzare con i passaggi che la tua organizzazione intraprende per assicurarsi che sia conforme a leggi specifiche come l’Americans with Disabilities Act e il Family Medical Leave Act. In effetti, se il tuo personale o una persona giuridica dovesse contestare una specifica politica o procedura all’interno del tuo manuale, puoi fare un confronto fianco a fianco di come le politiche e le procedure corrispondono alle leggi applicabili. La tua capacità di mostrare una prova documentata di conformità attraverso l’uso di tale risorsa può aiutarti a evitare costose battaglie legali o multe e sanzioni legate alla non conformità.
Formazione
Formare i tuoi manager e supervisori per gestire le politiche di partecipazione può essere un processo laborioso. La creazione di un manuale delle presenze che riveda le politiche specifiche del personale relative a ritardi, assenze e permessi per cure mediche può aiutare a snellire questo processo. Prendersi il tempo per condurre sessioni di formazione faccia a faccia per esaminare le politiche di partecipazione può richiedere molto tempo. Un manuale che comunichi queste informazioni in modo efficace può far risparmiare tempo alla tua organizzazione consentendo ai dipendenti di formarsi o consentendo a un manager di determinare come gestire in modo confidenziale le informazioni mediche condivise dai dipendenti che cercano un congedo. Ai fini della formazione, il tuo manuale di presenza dovrebbe specificamente affrontare le aspettative dell’azienda in merito alla presenza del personale, definire la differenza tra tempo libero retribuito e non retribuito e delineare i passaggi disciplinari che saranno adottati per il mancato rispetto delle politiche e delle procedure delineate.
Uniformità
Un manuale di presenza documentato garantisce che tutto il personale stia seguendo le stesse politiche e procedure delineate. È responsabilità dell’organizzazione non solo documentare queste informazioni in modo efficace, ma anche garantire che i manager siano all’altezza del compito di applicare le politiche come descritto. I dipendenti devono essere certi che la tua organizzazione manterrà politiche di partecipazione coerenti che funzionino allo stesso modo per tutti. Adottare questa posizione ridurrà le possibilità che una causa per discriminazione possa essere intentata contro la tua azienda per mancanza di trasparenza o correttezza.
Considerazioni
La partecipazione non dovrebbe essere un ripensamento per i tuoi dipendenti, ma una considerazione importante per il progresso, la longevità e il riconoscimento all’interno della tua organizzazione. Il manuale di presenza del personale dovrebbe illustrare in che modo i ritardi e le assenze non approvate influiscono sulle opportunità di retribuzione, riconoscimento e promozione variabili all’interno dell’organizzazione. Chiedi a un professionista delle risorse umane o al tuo consulente legale di rivedere il manuale completo per assicurarti che sia conforme a tutte le leggi federali e statali applicabili. Assumere un avvocato per rivedere il tuo manuale di presenza può essere un piccolo prezzo da pagare per evitare controversie o una pesante causa legale lungo la strada.