Tutti commettono errori di tanto in tanto, anche le banche. Le aziende devono tenere registrazioni meticolose dei loro soldi in entrata e in uscita in modo che queste informazioni possano essere riconciliate con l’estratto conto della banca ogni mese. Ciò è particolarmente importante se il saldo di fine mese non corrisponde alle informazioni sull’estratto conto bancario. La rettifica delle voci del diario per errori bancari e la riconciliazione del conto bancario ogni mese dovrebbero essere una parte normale della contabilità.
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Ottieni una copia del tuo estratto conto. Le banche inviano per posta estratti conto mensili, generalmente all’inizio del mese successivo. In alternativa, puoi accedere al tuo account utilizzando l’online banking e stampare il tuo estratto conto. Avrai bisogno dell’estratto conto bancario e del tuo giornale di registrazione mensile per procedere.
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Nel tuo diario, aggiungi le commissioni addebitate dalla tua banca e gli interessi che il conto ha maturato durante il mese. A questo punto, il saldo finale dovrebbe corrispondere al saldo della banca se non ci sono assegni o depositi in sospeso. Poiché gli estratti conto bancari non vengono aggiornati in tempo reale, alcuni assegni e depositi emessi durante il mese non verranno necessariamente visualizzati sull’estratto conto. Tieni traccia di ciò che non è stato ancora cancellato, quindi apporta le modifiche necessarie al saldo dell’estratto conto. Se le tue informazioni sono contabilizzate e c’è ancora una differenza tra il tuo estratto conto e il giornale di registrazione contabile, devi controllare attentamente ogni voce per identificare l’errore.
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Confronta ogni voce. A partire dall’inizio del mese, confronta ogni voce del tuo diario con le informazioni fornite nell’estratto conto. Alcuni pagamenti o depositi potrebbero richiedere alcuni giorni in più per essere liquidati, quindi le tue informazioni potrebbero non essere esattamente nello stesso ordine di quelle della tua banca. Assicurati solo che tutti i depositi e prelievi corrispondano in termini di importo.
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Determina la natura dell’errore. Se vedi una discrepanza nell’importo di una particolare transazione tra ciò che mostra l’estratto conto e ciò che mostra il tuo diario, devi indagare su chi ha commesso l’errore. Fare riferimento alle copie degli assegni e delle distinte di deposito per determinare quale numero è corretto. Successivamente, scopri in che modo l’errore influisce sul saldo del tuo conto corrente. L’errore potrebbe significare che hai più soldi nel tuo account di quelli che mostrano i tuoi record. Oppure potrebbe significare il contrario e potresti essere in pericolo di prelievo in eccesso dal tuo account se l’errore non viene corretto.
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Avvisare la banca in caso di errore bancario in modo che la banca possa risolverlo. Dovrai fornire loro l’estratto conto bancario, eventuali assegni annullati, note di debito e credito e copie delle distinte di versamento relative al mese che stai cercando di correggere.
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Crea una registrazione a giornale per l’errore. Se il tuo libro mastro mostra che hai più soldi di quanto ne hai effettivamente a causa dell’errore bancario, crea una voce per l’errore e inserisci l’importo nella colonna delle detrazioni. Questo riporterà l’equilibrio a quello che dovrebbe essere. Per gli errori bancari che fanno sembrare che tu abbia meno soldi di quelli che hai effettivamente nel tuo account, crea una voce per l’errore e inserisci l’importo nella colonna delle entrate per bilanciare il conto.