La posta elettronica potrebbe aver sostituito parecchie telefonate, ma parlare al telefono è ancora parte integrante delle aziende. Crea una connessione più personale tra clienti, dipendenti, partner e colleghi e fornisce una conversazione istantanea avanti e indietro che non è sempre possibile trovare nelle e-mail. Una buona etichetta telefonica per imprenditori e dipendenti dimostra che hai un approccio professionale al tuo lavoro.
Rispondere
La prima impressione che molti clienti avranno di un’attività è quando chiamano per informazioni o indicazioni stradali. Un “ciao” o “sì” buttato fuori non è quello che vogliono sentire. Rispondi al telefono con il nome dell’attività e un saluto del tipo “Come posso aiutarti?” se si tratta di una linea telefonica generale. Indirizza prontamente i chiamanti a qualcuno che può aiutarti ed evita di metterli in attesa per lunghi periodi di tempo. Se hai bisogno di mettere qualcuno in attesa, chiedi il permesso di farlo. Ciò offre al chiamante la possibilità di richiamare più tardi.
Chiamate all’assistenza clienti
Molte aziende devono rispondere alle chiamate del servizio clienti. Spesso ciò è dovuto al fatto che un cliente sta cercando di risolvere un problema o un problema. Non tutti i clienti sono gentili o collaborativi al telefono. È importante mantenere la calma, essere educati, non prendere nulla sul personale e lavorare per risolvere il problema. Non entrare in discussioni e prendi tempo per ascoltare ciò che dice il cliente. Se non sei in grado di risolvere il problema, indirizza il cliente a qualcuno che può farlo.
Cellulari
I telefoni cellulari sul posto di lavoro possono essere una distrazione proprio come lo sono in pubblico. Alcuni imprenditori limitano l’uso dei telefoni cellulari per le chiamate personali in ufficio. Questo può essere parte di una politica aziendale ufficiale ed è progettato per mantenere i lavoratori in attività e non disturbare gli altri dipendenti. Le politiche sui telefoni cellulari possono estendersi al di fuori dei singoli uffici e cubicoli. È possibile richiedere che i cellulari vengano riposti durante riunioni e pranzi o cene di lavoro.
Di viaggio
Il concetto di luogo di lavoro si estende oltre le pareti dell’ufficio o del negozio. Molti imprenditori e dipendenti trascorrono molto tempo in viaggio. Continuano a ricevere telefonate negli aeroporti, in macchina e sui treni. L’uso di un auricolare per cellulare significa che puoi tenere entrambe le mani sul volante mentre rispondi a una chiamata. Per importanti chiamate di lavoro, cerca di trovare un posto tranquillo per parlare. Se sei occupato o in un luogo molto rumoroso, lascia passare la chiamata alla segreteria telefonica o chiedi al chiamante se puoi richiamarlo in pochi minuti.
Addetti alla formazione
Una buona etichetta del telefono deve essere estesa a tutti i dipendenti di un’organizzazione. L’etichetta del telefono può essere coperta durante le sessioni di formazione iniziale e continua. Potresti considerare un modo coerente in cui i telefoni ricevono risposta in un’azienda. Assicurati che i dipendenti abbiano familiarità con questo e sappiano a chi inoltrare le telefonate all’interno dell’organizzazione. Sottolinea l’essere educato e professionale. Alcuni sistemi telefonici aziendali sono relativamente complessi e i dipendenti potrebbero aver bisogno di formazione per essere al passo con il loro utilizzo in modo da poter gestire i chiamanti in modo efficace.