Le leggi sull’imposta sui salari sono in continua evoluzione, quindi il datore di lavoro deve rimanere al passo. L’IRS e l’agenzia fiscale statale sono responsabili dell’applicazione delle leggi fiscali sui salari federali e statali, rispettivamente. I datori di lavoro sono tenuti a seguire le normative o ad affrontare sanzioni. Il datore di lavoro ha a disposizione un’abbondanza di aiuto per garantire la conformità.
Significato
Le tasse sui salari svolgono un ruolo fondamentale nella generazione di entrate federali. Medicare, Social Security, sussidi di disoccupazione e diversi piani pensionistici hanno contribuito a circa $ 870 miliardi di entrate federali nel 2007, secondo il Tax Policy Center.
Le tasse sui salari includono le tasse di previdenza sociale e Medicare, chiamate anche tasse FICA. Questi vengono raccolti sotto l’autorità della legge federale sui contributi assicurativi (FICA). Entrambe le tasse aiutano rispettivamente a finanziare il sistema medico e quello pensionistico. Le imposte sui salari includono anche l’imposta federale sul reddito, utilizzata per finanziare programmi nazionali, compresi gli affari esteri e la difesa. Inoltre, la tassa federale sulla disoccupazione (FUTA) viene utilizzata insieme alla tassa statale sulla disoccupazione (SUTA) per finanziare i programmi di disoccupazione.
Risorse del datore di lavoro
Il datore di lavoro è responsabile della trattenuta dell’imposta sul reddito federale e della FICA dagli stipendi dei dipendenti e della loro rendicontazione e del loro pagamento all’IRS. Il datore di lavoro paga anche una quota corrispondente delle tasse FICA. Inoltre, paga l’imposta FUTA all’IRS. L’IRS invia ai datori di lavoro che ha registrato una Circolare E / Pubblicazione 15 aggiornata ogni anno per aiutarli a capire come trattenere le tasse sui salari dei dipendenti e come segnalare e pagare sia la parte del datore di lavoro che quella dei dipendenti. La circolare E contiene tutti i dati di conformità necessari. Tuttavia, l’IRS ha una linea di assistenza aziendale che i datori di lavoro possono chiamare per assistenza.
La maggior parte degli stati ha obblighi fiscali sui salari che i datori di lavoro devono rispettare. Ciò include la ritenuta all’imposta sul reddito statale dagli stipendi dei dipendenti e la rendicontazione e il loro pagamento all’agenzia delle entrate. Il datore di lavoro paga anche l’imposta SUTA all’agenzia. I criteri variano in base allo stato; pertanto, il datore di lavoro dovrebbe consultare la sua agenzia delle entrate individuale per le sue linee guida.
Aiuto dei dipendenti
Il datore di lavoro è responsabile di garantire che il dipendente riceva i moduli necessari per trattenere l’imposta sul reddito federale e statale in modo appropriato – Modulo W-4 e certificato di indennità di ritenuta alla fonte del dipendente statale. Inoltre, il dipendente deve adeguare la ritenuta alla fonte per evitare di pagare un’imposta federale sul reddito troppo piccola o troppo alta. La pubblicazione IRS 919 insegna ai dipendenti come regolare adeguatamente la loro ritenuta alla fonte.
fraintendimenti
Molti datori di lavoro esternalizzano i propri obblighi fiscali sui salari a terzi, ad esempio un fornitore di servizi sui salari. Il datore di lavoro può credere che se la terza parte commette alcuni errori in materia di imposte sui salari, quest’ultima si assume le sanzioni. Tuttavia, l’IRS afferma che il datore di lavoro, non la terza parte, è responsabile per le tasse e le sanzioni in questi casi.
Considerazioni
Il datore di lavoro deve seguire il calendario dei pagamenti delineato nella circolare E; questo varia a seconda del datore di lavoro. In particolare, il datore di lavoro riporta e paga tutte le tasse FICA e la ritenuta alla fonte federale sul reddito insieme. Tuttavia, riporta e paga separatamente l’imposta FUTA.