Nell’ufficio moderno non è sufficiente fare una cosa alla volta. Le esigenze del posto di lavoro moderno spesso richiedono che un singolo dipendente lavori su diverse attività, dalla risposta a e-mail urgenti e messaggi istantanei alla partecipazione a una riunione virtuale o alla creazione di un database complicato. Imparare a multitasking in modo efficace significa che il dipendente è in grado di destreggiarsi tra diversi compiti diversi allo stesso tempo, il tutto senza perdere di vista il quadro generale.
Messaggistica istantanea
La posta elettronica standard fornisce un modo veloce per comunicare, ma a volte non è abbastanza veloce. I programmi di messaggistica istantanea e chat consentono una comunicazione davvero istantanea tra supervisori, colleghi e colleghi. I multitasker efficienti sono in grado di tenere d’occhio i nuovi messaggi urgenti mentre svolgono le loro attività quotidiane. Ad esempio, un contabile potrebbe essere al lavoro su un foglio di calcolo del budget, ma comunque in grado di individuare una nuova finestra di messaggio istantaneo che si muove sullo schermo.
La posta elettronica è una parte vitale del mondo degli affari e la capacità di tenere sotto controllo i messaggi in arrivo mentre si fanno altre cose è un’abilità fondamentale. Molti multitasker di successo mantengono i loro programmi di posta elettronica aperti in una piccola finestra sui loro desktop mentre lavorano su altri loro progetti. Ciò consente loro di vedere immediatamente quando hanno un nuovo messaggio. Quando arriva il nuovo messaggio, possono semplicemente scansionarlo per valutarne l’importanza, quindi affrontare il problema urgente o tornare a ciò che avevano fatto.
Preparazione del documento
La capacità di scrivere lettere, progettare query e creare fogli di calcolo è importante nell’ambiente di ufficio frenetico di oggi. Un multitasking efficace potrebbe significare che devi fare tutto questo mentre guardi la tua casella di posta elettronica e le notifiche di messaggistica istantanea. Ad esempio, potresti dover fare un passo indietro rispetto alla creazione di una nuova query sul tuo database mentre gestisci un messaggio istantaneo urgente o un’e-mail da un supervisore o un collega. Molti impiegati mantengono aperte più finestre sui loro schermi per consentire loro di monitorare le e-mail in arrivo senza distogliere tempo o attenzione dai documenti che stanno preparando.
Chiamate in conferenza
Spesso, le riunioni di lavoro non vengono condotte come riunioni faccia a faccia, ma come chiamate in conferenza. Ciò consente alle aziende di risparmiare sui biglietti aerei e su altre spese di viaggio e consente inoltre ai partecipanti di svolgere più attività contemporaneamente mentre partecipano a tali riunioni virtuali. I partecipanti a una chiamata in conferenza potrebbero trascorrere il tempo tra presentazioni e discussioni rispondendo a e-mail, inviando messaggi istantanei, prendendo appunti o cercando in Internet informazioni relative all’argomento della riunione. Il multitasking consente ai lavoratori di utilizzare in modo più efficiente il proprio tempo senza sacrificare l’integrità della riunione o perdere dettagli importanti sui progetti su cui stanno lavorando.