Ogni parte della tua lettera commerciale trasmette il tono e il messaggio destinati al lettore, dal saluto alla tua firma in fondo. La chiusura della lettera commerciale mostra il tuo rapporto con il lettore e dice loro che la corrispondenza è finita. Le chiusure delle lettere commerciali sono le stesse, sia che tu scriva una lettera standard o un’e-mail.
Scopo
Lo scopo principale della chiusura di una lettera commerciale è di significare la fine della corrispondenza. Senza una chiusura, il destinatario potrebbe pensare che le mancino pagine della tua lettera o, se hai scritto un’e-mail, potrebbe pensare che l’hai inviata prima di aver finito per sbaglio. Anche la chiusura delle lettere commerciali fa parte dell’etichetta e mostra rispetto per il lettore.
formattazione
Esistono regole di formattazione standard per la chiusura delle lettere commerciali che mantengono l’aspetto professionale generale della lettera. La chiusura dovrebbe iniziare una riga dopo l’ultima frase nel corpo della lettera. La prima parola della chiusura della tua lettera commerciale è sempre in maiuscolo. Per mantenere la lettera coerente, la punteggiatura di chiusura imita quella del saluto di apertura nella lettera. Ad esempio, se il saluto di apertura della lettera utilizza una virgola dopo il nome della persona a cui è indirizzata la lettera, anche la chiusura dovrebbe utilizzarne una. Lascia quattro spazi tra la chiusura e il nome stampato se prevedi di firmare la lettera.
Esempi
Ci sono molti esempi di chiusure a disposizione di uno scrittore che mantiene la professionalità e la cortesia associate alla corrispondenza commerciale. Ad esempio, la tua lettera può chiudere con “Cordiali saluti”, “Cordiali saluti”, “Cordiali saluti” o semplicemente “Grazie”. Qualunque sia la chiusura che usi, evita frasi che potrebbero essere interpretate male dal lettore. Ad esempio, non utilizzare “Con affetto” o “Pensando a te” o altre chiusure intese per lettere personali.
variazioni
Le chiusure di lettere commerciali non devono essere frasi di una o due parole prima del tuo nome. Se conosci la persona a cui è destinata la lettera, la tua chiusura può variare per adattarsi all’urgenza o al tono del messaggio. Ad esempio, se la lettera commerciale è per un collega e contiene umorismo, puoi concludere con una frase altrettanto divertente, come “Vorrei essere a Las Vegas”, seguita dal tuo nome. I messaggi urgenti possono chiudersi con “Non appena possibile” o con qualche altra variazione.