Un segretario di registrazione incaricato di prendere verbali per una riunione del consiglio vuole sempre farlo bene, ma a volte si commette un errore. I verbali servono come registro ufficiale delle transazioni commerciali e delle risoluzioni adottate durante le riunioni del consiglio di amministrazione di una società. Acquisiscono le azioni del consiglio di amministrazione come approvazioni, deleghe di autorità e direttive. Nel caso in cui un punto importante venga perso o registrato in modo errato, è possibile apportare correzioni seguendo alcuni passaggi.
Chiarire
Quando si apprende un errore, il primo passo è assicurarsi che si sia verificato effettivamente un errore. Parla con la persona che ha identificato l’errore per assicurarti di aver compreso appieno la correzione desiderata. Controlla le tue note e chiedi agli altri se non sei ancora chiaro riguardo alla necessità o alla formulazione della modifica proposta. In caso di un semplice errore come una parola errata, questo passaggio può essere abbreviato o eliminato.
Riscrivi e ridistribuisci
Dopo aver determinato che è stato commesso un errore, riaprire il documento del verbale della riunione e correggere l’errore. Distribuire la versione modificata ai membri del consiglio. In caso di invio di posta, allegare una lettera di accompagnamento in cui si afferma che il verbale allegato è una revisione e deve sostituire il documento precedente. Scrivi un’introduzione che dichiari la stessa cosa quando alleghi il documento a una distribuzione di posta elettronica.
Correzioni effettuate prima dell’approvazione
Quando si segue la procedura parlamentare, i verbali vengono approvati e inseriti nel verbale ufficiale nella riunione successiva successiva. Se prima della riunione successiva viene segnalato un errore, si propone di approvare il verbale come corretto. Non è necessario specificare quale fosse la correzione, solo che la versione presentata per l’approvazione è una versione corretta. Dopo l’approvazione della mozione, il verbale rivisto si considera approvato, firmato dal segretario e iscritto nel verbale ufficiale.
Correzioni necessarie dopo l’approvazione
È possibile apportare correzioni ai verbali delle riunioni quando vengono distribuiti per la prima volta, considerati per l’approvazione o anche dopo che sono stati approvati. Se il processo verbale è già stato approvato, in una riunione successiva dovrà essere presentata e presa in considerazione una “Mozione per modificare qualcosa precedentemente adottato”. Se questa mozione viene adottata, modificare il verbale precedentemente approvato apportando la correzione appropriata. Poiché approvato, il verbale viene firmato dal segretario del consiglio e successivamente diventa verbale ufficiale della riunione. Il segretario conserva il fascicolo verbale per un futuro accesso da parte del consiglio o di altri membri.