La creazione di un’azienda virtuale può far risparmiare denaro in spazi per uffici, costi delle utenze e costi delle apparecchiature. I dipendenti che lavorano in remoto dovrebbero disporre di un computer e di un accesso a Internet per completare le attività quotidiane. Tuttavia, comunicare con i dipendenti può essere una sfida per un’azienda virtuale. Anche se la tecnologia consente ai dipendenti che vivono in regioni diverse di comunicare tramite videoconferenze e programmi di messaggistica istantanea, alcuni dipendenti potrebbero sentirsi isolati e scollegati dall’azienda, il che potrebbe causare una riduzione della produttività e un elevato turnover.
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Registra la tua azienda virtuale presso l’ufficio del segretario di stato e di contea nella regione in cui ha sede la tua azienda. Proprio come le tradizionali aziende con sede in ufficio, un’azienda virtuale deve avere un indirizzo fisico come una suite per ufficio, la tua casa o l’indirizzo dell’agente registrato elencato nei documenti di formazione aziendale. Ottenere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) dall’Internal Revenue Service da utilizzare su tutta la documentazione fiscale aziendale. Richiedi un numero di partita IVA in modo da poter riscuotere l’imposta sulle vendite dai clienti, se applicabile.
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Crea un piano aziendale per aiutarti a gestire la tua attività virtuale. Nella prima sezione, fornisci una descrizione dei prodotti e dei servizi forniti dalla tua attività. Nella seconda sezione, elenca tutti i costi di avvio come apparecchiature informatiche, Internet, tecnologie di comunicazione come videoconferenze, telefoni cellulari e siti Web, materiali di marketing, assicurazioni aziendali e costi dei dipendenti. Nella terza sezione, descrivi come intendi gestire la tua attività virtuale. Includere il numero di manager e personale che si prevede di assumere. Descrivi il ruolo della direzione nella supervisione dei progetti a distanza. Descrivi i modi per misurare la produttività dei dipendenti. Nella quarta sezione, stima quanto ti aspetti di guadagnare durante il tuo primo anno di attività.
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Crea un organigramma che descriva ogni posizione all’interno della tua azienda virtuale. Ad esempio, se dividi la tua azienda in reparti, fornisci una descrizione di ciascuna posizione dirigenziale, dei compiti e delle aspettative quotidiane. Elenca il numero di dipendenti che i manager supervisioneranno e fornirai una descrizione del lavoro per ogni dipendente.
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Determina come i manager e i dipendenti comunicheranno durante la giornata lavorativa. Utilizza tecnologie come videoconferenze, messaggistica istantanea ed e-mail oltre alla comunicazione telefonica. Contatta le società di comunicazione tecnologica per determinare i costi mensili e annuali per la comunicazione con i dipendenti virtuali.
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Creare un sito Web, un forum o una Intranet sicura per consentire ai dipendenti di incontrarsi virtualmente con altri dipendenti per condividere idee, conoscersi meglio o esprimere i propri sentimenti su questioni legate al lavoro.
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Assumi dipendenti per lavorare nella tua azienda virtuale. Oltre ad assumere persone con le capacità per svolgere le mansioni lavorative richieste, assumere persone a proprio agio con il lavoro a distanza. I dipendenti con precedenti esperienze di lavoro lontano da un ufficio o quelli che si sono recentemente diplomati all’università possono essere più disposti a lavorare da casa o in un bar locale rispetto a quelli che hanno lavorato in un ambiente d’ufficio tradizionale per un lungo periodo di tempo.