Le politiche di vendita al dettaglio cambiano spesso e la modifica frequente delle strategie aziendali e di vendita può aiutare ad attrarre e fidelizzare i clienti. Questi tipi di modifiche spesso richiedono riunioni di lavoro che coinvolgono la maggior parte o tutti i dipendenti. Mentre le riunioni di vendita al dettaglio spesso hanno una cattiva reputazione per essere lunghe, noiose o eccessivamente vaghe, dedicare del tempo ad analizzare e implementare le modifiche ai tempi, ai metodi di organizzazione e presentazione delle riunioni può aiutare a trasformarle in esperienze positive. Una buona riunione può aiutare i tuoi dipendenti a conservare le informazioni che stai presentando. Come bonus, è più probabile che vadano al prossimo incontro con un atteggiamento positivo se l’ultimo si è concluso con una nota alta.
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Pianifica un ordine del giorno per la tua riunione almeno una settimana prima di volerla tenere, se possibile. Annota i punti chiave che devi trattare e mantienilo il più breve e semplice possibile. Pianificare in anticipo ti dà il tempo di modificare l’ordine del giorno prima della riunione, se necessario.
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Stabilisci un limite di tempo per la riunione e rispettalo. Stabilire aspettative realistiche per gli orari delle riunioni e seguirli aiuta i tuoi dipendenti a fidarsi di te e consente loro di andare alle riunioni future con la certezza che coprirai ciò di cui hai bisogno in modo diretto ed efficiente.
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Cerca di mantenere la maggior parte delle riunioni al di sotto dei 30 minuti per mantenere l’interesse dei tuoi dipendenti e incoraggiarli a partecipare. A volte sono necessarie riunioni più lunghe in casi estremi, ad esempio se è necessario ristrutturare completamente l’organizzazione dei dipendenti o conservare le politiche, ma in generale riunioni più brevi impediscono ai dipendenti di controllare mentalmente a metà della tua agenda.
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Decidi l’ora e la data per tenere la riunione. Pianifica riunioni di vendita al dettaglio durante le ore non di punta in modo che la maggior parte dei tuoi dipendenti possa partecipare senza trascurare i tuoi clienti. In alcuni casi, è opportuno tenere una riunione prima dell’apertura o dopo la chiusura, sebbene ciò possa causare risentimento se si tratta di una riunione obbligatoria, in particolare se non si desidera pagare i dipendenti per il tempo trascorso alla riunione.
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Consegna a ogni dipendente una copia stampata dell’agenda della riunione se tratterai più di uno o due brevi punti. Elenca il tempo approssimativo che verrà speso su ogni elemento nell’agenda stampata in modo che i tuoi dipendenti sappiano che non parlerai all’infinito di un piccolo cambiamento.
In generale, è possibile trasmettere la maggior parte delle modifiche alle politiche di vendita al dettaglio e importanti punti informativi in circa 5 minuti con altri 3-5 minuti riservati alle domande dei dipendenti. In molti casi, avrai solo bisogno di due minuti o meno per coprire problemi molto minori. Se la maggior parte della tua riunione è composta da questi piccoli problemi, tuttavia, considera la possibilità di rilasciare le informazioni in forma stampata invece di tenere una riunione.
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Sii il più onesto e aperto possibile con i tuoi dipendenti. Fai sapere loro perché le politiche stanno cambiando e in che modo i cambiamenti andranno a vantaggio sia loro che dei tuoi clienti.
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Consenti ai tuoi dipendenti di porre domande o sollevare dubbi mentre affronti ogni punto dell’ordine del giorno. Salvare tutte le domande fino alla fine della riunione rende più difficile per i dipendenti concentrarsi sugli altri punti di incontro perché sono in attesa di ottenere chiarimenti su un argomento precedente.