Nessuna legge impone ai datori di lavoro di versare le spese chilometriche ai dipendenti, ma molte aziende scelgono di farlo come gesto di buona volontà e perché il rimborso delle miglia è una spesa aziendale deducibile dalle tasse. I proprietari dell’azienda possono dare ai dipendenti stipendi chilometrici o rimborsarli per le entrate del gas. Nell’elaborare qualsiasi tipo di piano di rimborso del chilometraggio, è importante conservare registrazioni accurate dei viaggi di lavoro, come ricevute di benzina e registri di manutenzione, registri delle miglia e costi associati, come i costi per strade a pedaggio e parcheggi.
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Creare una politica a livello aziendale per il modo in cui i dipendenti saranno compensati per le spese chilometriche. Considera se un dipendente guida un veicolo privato o un’auto aziendale. Considerare non solo il costo del gas, ma anche la manutenzione e l’usura generale, in particolare se un dipendente utilizza un veicolo privato per uso aziendale.
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Crea una politica per ciò che costituisce un viaggio di lavoro. In generale, il pendolarismo da e verso il lavoro non è considerato una spesa deducibile dalle tasse per i datori di lavoro o i dipendenti. Tuttavia, viaggiare fuori città per motivi di lavoro come conferenze e riunioni è deducibile. Inoltre, sono considerate spese deducibili anche le funzioni relative al lavoro svolte durante il viaggio da e verso una sede di lavoro.
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Usa le detrazioni fiscali a tuo vantaggio. Se rimborsi un dipendente per la benzina che immette in un veicolo aziendale, rimborsa il dipendente in contanti, utilizzando un codice di contabilità delle spese aziendali che non è preso in considerazione nella busta paga del dipendente. È quindi possibile richiedere il pagamento come detrazione fiscale. Se rimborsi un dipendente per il chilometraggio effettuato su un veicolo personale utilizzato per scopi aziendali, tu e il dipendente potreste essere meglio serviti utilizzando una detrazione chilometrica standard dell’Internal Revenue Service, che, per il 2011, è di 55.5 centesimi per miglio, a partire dal 1 luglio, e 51 centesimi per miglio per viaggi d’affari durante i primi sei mesi del 2011. Questo approccio rimborsa il dipendente per il prezzo stimato del gas e della manutenzione su base miglio.