Secondo l’Internal Revenue Service, una società S è un’entità legale che ha scelto di trasferire “entrate, perdite, detrazioni e crediti ai propri azionisti ai fini delle imposte federali”. Una diaria (che è un termine latino che significa “al giorno”) è l’indennità in denaro che le aziende pagano ai dipendenti che viaggiano nel corso del loro lavoro. L’indennità giornaliera copre generalmente le spese di viaggio, vitto, alloggio e intrattenimento sostenute durante i viaggi per affari aziendali. Non ci sono leggi che regolano se una società S può pagare una diaria.
Funzione di un Per Diem
I dipendenti che devono viaggiare per condurre affari per la loro azienda sono rimborsati per i costi associati alla conduzione degli affari tramite l’indennità giornaliera. Le aziende che non riescono a implementare una struttura di indennità giornaliera sono in una posizione di svantaggio competitivo perché la società non sarà in grado di attrarre e trattenere i migliori dipendenti. Le indennità giornaliere forniscono ai dipendenti la possibilità di attirare più affari e di mantenere i clienti esistenti.
Indennità per giorno
L’indennità giornaliera è tipicamente sviluppata dai funzionari delle risorse umane e basata su fattori come la distanza che i dipendenti devono viaggiare, se ci sono viaggi notturni e se i viaggi sono all’interno dello stato, nazionale o internazionale. Ad esempio, se un dipendente si reca a New York City, la tariffa giornaliera sarà diversa da un viaggio di lavoro a Cheyenne, Wyoming, a causa delle maggiori spese a New York City. Inoltre, un viaggio in Germania richiederà un diverso programma di indennità giornaliera a causa delle differenze di valutazione del cambio.
Per Diem Taxation
Le norme IRS variano a seconda di fattori riguardanti la durata del soggiorno, il luogo del viaggio (nazionale o estero) e cosa copre la struttura giornaliera. In generale, se l’aliquota giornaliera supera quella fissata dall’IRS per un determinato luogo o durata del viaggio, l’importo eccedente l’aliquota consentita è tassabile come reddito ordinario e deve essere rivendicato sul W-2 del dipendente. Inoltre, se il viaggio è superiore a un anno, forse un progetto di 13 mesi in Europa, l’intera diaria è tassabile.
Cosa copre Per Diems
La diaria è flessibile e completamente a discrezione dell’azienda. Le aziende possono coprire le tariffe dei taxi, le auto a noleggio, i pasti, i telefoni cellulari, l’uso del telefono in aereo, l’uso personale del telefono cellulare, la lavanderia e la pulitura a secco, nonché le tasse del club benessere. La copertura di tali spese può essere un modo per l’azienda di premiare dipendenti eccellenti, motivazione o incentivi alle prestazioni. Le aziende devono determinare il livello di diaria con cui sono a proprio agio in base ai loro obiettivi, obiettivi e budget.
Tariffe e modifiche per Diem
Per garantire la conformità della vostra azienda alle normative fiscali IRS relative alle aliquote giornaliere e alla tassazione, vedere il capitolo 11 nella pubblicazione 535, Spese aziendali. Le variazioni della tariffa giornaliera sono annunciate regolarmente tramite l’Amministrazione dei servizi generali. Monitorare le modifiche esaminando le revisioni della pubblicazione 1542 disponibili su IRS.gov.