Cercare di difendere una cessazione illecita, molestie, discriminazioni o altre azioni legali senza prove di incidenti negativi sul lavoro o precedenti atti o modelli di comportamento dei dipendenti può indebolire la tua capacità di difendere la tua piccola impresa in tribunale. Le compagnie di assicurazione possono essere in grado di evitare di pagare le richieste di risarcimento se non puoi documentare casi di eventi negativi nella tua sede di attività, come guasti alle apparecchiature, furti o atti vandalici. Creare un manuale aziendale, diffonderlo ai dipendenti e disporre di un sistema per verificare insubordinazione, molestie o altri casi di comportamento negativo dei dipendenti, nonché eventi negativi senza colpa, ti aiuterà a evitare i problemi legali che possono derivare da una causa legale dei dipendenti e prevenire richieste di risarcimento danni.
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Creare una politica aziendale scritta che copra comportamenti quali presenza, pause, abbigliamento, molestie, appuntamenti, pettegolezzi, contatto fisico, abuso di sostanze, furto, violazioni della sicurezza, parcheggio e uso di attrezzature per motivi personali. Includi la tua politica per la segnalazione e la risposta ai reclami. Creare una politica scritta che copra la segnalazione di incidenti e altri incidenti negativi, indipendentemente dal fatto che coinvolgano o meno i dipendenti e indipendentemente dal fatto che qualcuno sia colpevole. Consegnare il documento a un avvocato oa un professionista delle risorse umane per la revisione.
Distribuisci copie della tua polizza ai dipendenti e chiedi loro di inviare, tramite e-mail o per iscritto, conferma di aver letto, compreso e accettato i termini della tua polizza. Per i riconoscimenti scritti, richiedere una firma, titolo e data. Un’e-mail mostrerà l’indirizzo di ritorno del dipendente e la data e l’ora di invio.
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Incontra i dipendenti coinvolti in un incidente negativo quando si verifica. Chiedi a un dipendente neutrale di terze parti di assistere alla riunione se riguarda un problema dei dipendenti. Ascolta le relazioni sull’incidente e chiedi a ciascuna parte coinvolta di documentare una risposta per iscritto insieme alla sua firma e alla data. Chiedete a tutti i testimoni dell’accaduto di mettere per iscritto ciò che hanno visto o sentito e di firmare e datare i loro appunti.
Se l’incidente non coinvolge un dipendente, ad esempio atti di vandalismo nei tuoi locali, furto o malfunzionamento della macchina che danneggia la tua proprietà, chiedi alla persona che compila il rapporto di includere quanti più dettagli possibile, inclusa la data, l’ora e qualsiasi altro pertinente fatti. Se altri dipendenti hanno assistito all’evento, chiedi loro di firmare e datare il rapporto. Invia una denuncia alla polizia quando ritieni che un incidente possa essere criminale.
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Decidi una linea d’azione e consulta un avvocato o un professionista delle risorse umane per discutere la legalità della tua risposta a un incidente del personale. Incontra il dipendente e fornisci la tua risposta all’incidente per iscritto. Lascia che il dipendente legga la tua risposta, che dovrebbe includere qualsiasi azione che stai intraprendendo, e fagli firmare e datare. Chiedi a un dipendente neutrale di terze parti di assistere alla riunione.
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Metti tutti i documenti relativi agli incidenti dei dipendenti nella cartella del personale del dipendente e conservali per tutta la durata del tempo del dipendente con l’azienda e per almeno un anno dopo, nel caso in cui il dipendente faccia causa all’azienda dopo aver lasciato il tuo impiego.
Conserva i documenti non difettosi in un file separato. Discuti con il tuo avvocato se devi inviare copie al proprietario o alla compagnia di assicurazioni.