Un sistema di entrate si riferisce al modo in cui un’azienda genera reddito e al modo in cui viaggia attraverso il sistema contabile dell’azienda. Un reparto contabilità fornisce politiche e procedure, nonché documenti che descrivono la funzionalità del sistema e i suoi requisiti per la manutenzione. Tenere questi registri a portata di mano rende facile per i contabili quando hanno domande o quando i nuovi assunti hanno bisogno di capire il processo.
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Delinea le singole componenti del sistema delle entrate per l’azienda. Questi possono includere la creazione di fatture, la determinazione delle opzioni di rimessa, l’elaborazione dei pagamenti, il deposito di pagamenti, lo svolgimento di riconciliazioni bancarie, l’agevolazione del riconoscimento dei ricavi nel sistema contabile, l’elaborazione di crediti e sconti, la definizione di procedure di audit e controllo interno, gestione dei crediti e altro ancora. Creare un diagramma di flusso che rappresenti una panoramica dei singoli passaggi del sistema delle entrate da includere nella documentazione. I diagrammi di flusso aiutano a visualizzare il processo.
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Scrivi ogni passaggio del diagramma di flusso sulla propria pagina, fornendo i dettagli dei singoli passaggi. Ad esempio, delinea i passaggi e le procedure per la generazione di fatture che portano entrate nell’azienda. Fornire istruzioni dettagliate per la creazione di fatture aziendali, comprese schermate del sistema contabile, il processo di spedizione o invio delle fatture al cliente e le fasi per l’archiviazione delle fatture dopo l’invio. Non tralasciare nulla. Fallo per ogni aspetto del sistema delle entrate.
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Dettaglia i passaggi necessari per elaborare gli assegni ricevuti per il pagamento. Includere le procedure per l’elaborazione dei pagamenti a fronte delle fatture nel sistema e includere le istruzioni per la creazione del deposito bancario.
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Mostrare nella documentazione del sistema di entrate come gestire sconti o crediti su fatture per garantire che gli importi corretti siano registrati nel sistema. Includere la documentazione su come conservare i backup delle transazioni registrate.
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Scrivi istruzioni sulla riconciliazione dei pagamenti effettuati con l’estratto conto bancario e sull’accesso al conto bancario online per la verifica.
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Descrivi il processo per la gestione di crediti inesigibili o fatture cancellate perché non pagate. Ciò può includere istruzioni per l’invio delle fatture agli incassi, se ciò fa parte della politica dell’azienda.
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Rivedi tutti i documenti per verificare che sia tutto coperto. La documentazione del sistema delle entrate varia a seconda dell’azienda e deve includere anche tutte le politiche e le procedure per la gestione delle entrate. Ciò può includere i titoli delle posizioni che gestiscono le funzioni specifiche, i controlli interni e altro ancora.