La facilitazione del team è più arte che scienza. I facilitatori efficaci possiedono qualità e caratteristiche come oggettività, buona capacità di risoluzione dei problemi, processo decisionale, gestione del team e capacità di comunicazione che sono difficili da misurare in termini quantitativi. Il processo di facilitazione determina il modo in cui i membri del team nella tua piccola impresa interagiscono tra loro e con l’intero team, nonché come prendono decisioni, risolvono problemi e gestiscono i conflitti come una squadra.
Conosci le tue responsabilità
Una prospettiva di facilitazione è che un buon processo produrrà un buon risultato. Questa prospettiva significa che il ruolo di un facilitatore del team è più focalizzato sulle riunioni del team e su come i team lavorano insieme durante le riunioni che su un prodotto o risultato di lavoro specifico. Le responsabilità si concentrano sulla progettazione e pianificazione delle riunioni del team, guidando la riunione mentre procede e assicurando una partecipazione attiva e efficace. Al termine della riunione, i facilitatori rimangono responsabili di garantire che i verbali della riunione, inclusi i risultati, le azioni e le domande siano registrati correttamente e che qualsiasi follow-up richiesto sia efficacemente gestito prima della prossima riunione programmata.
Crea un’agenda
Inizia creando un’agenda dettagliata della riunione che definisce chiaramente lo scopo della riunione e delinea gli obiettivi della riunione. Distribuisci l’ordine del giorno alcuni giorni prima della riunione in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e abbiano tempo per prepararsi. Più dettagli includi, più utile sarà un’agenda come strumento di facilitazione. Un’agenda può, ad esempio, garantire che la riunione non si esaurisca nel tempo assegnato, mantenere i partecipanti concentrati, aumentare la partecipazione alla riunione ed eliminare il potenziale per qualsiasi scusa quando i partecipanti hanno risultati da presentare.
Stabilire regole di base appropriate
Regole di base chiare e ben definite sono fondamentali per garantire che l’atmosfera della riunione sia cortese e rispettosa, soprattutto se prevedi che ne derivi un acceso dibattito. Inizia l’incontro consentendo a tutti di partecipare alla definizione di regole di base che si concentrano, ad esempio, sulla partecipazione e sul valore delle opinioni divergenti. Includere una regola di base della riservatezza e un elenco di ciò che non sarà tollerato quando le opinioni si scontrano e i partecipanti non sono d’accordo, come critiche, insulti o attacchi personali. Registra e mostra le regole di base durante la riunione in una posizione ben visibile.
Osserva e intervieni
Tieni traccia delle riunioni del team e concentrati sul raggiungimento degli obiettivi osservando cosa sta succedendo e intervenendo quando necessario. Ad esempio, intervenire quando uno o due partecipanti sembrano controllare la discussione indirizzando una domanda a un partecipante inattivo. Incoraggia la partecipazione generale ponendo domande aperte che incoraggiano la discussione e una comunicazione aperta e ponderata. Sii diretto e in anticipo quando le discussioni iniziano ad andare fuori strada ricordando al gruppo l’argomento originariamente in discussione. Offriti di programmare un’altra riunione per discutere il nuovo argomento o fai sapere al gruppo che lo includerai nell’agenda per la prossima riunione regolarmente programmata.