Il ciclo di vita della gestione di un contratto di manutenzione della struttura inizia prima che una piccola impresa selezioni un fornitore per eseguire i servizi di cui ha bisogno per mantenere i suoi edifici e terreni in buone condizioni. Il proprietario di una piccola impresa può assumersi la responsabilità di supervisionare l’emissione e la gestione di un contratto di manutenzione, oppure potrebbe assegnare la responsabilità a un dipendente che monitorerà il rapporto con il fornitore dell’azienda.
Richieste di proposte
Il processo per la creazione di contratti di manutenzione inizia in genere con lo sviluppo di una richiesta di proposte o RFP. Le RFP delineano l’ambito del lavoro che deve essere svolto ei termini e le condizioni che i fornitori devono soddisfare per rimanere in conformità con il contratto. Le RFP vengono generalmente inviate a fornitori che si trovano vicino alla struttura e in grado di eseguire i servizi che la piccola impresa cerca di esternalizzare. L’invio delle RFP a più fornitori consente al responsabile del contratto di confrontare più proposte e i prezzi che ciascun fornitore intende addebitare.
Selezione del fornitore
Il prezzo è importante quando si sceglie un fornitore, ma altrettanto importante è la capacità di un fornitore di essere all’altezza dei termini del contratto. Quando si seleziona quale fornitore scegliere, può essere utile scoprire dove ogni fornitore ha eseguito lo stesso tipo di lavoro e chiamare tali aziende per sapere quanto sono soddisfatti del lavoro svolto dal fornitore. Effettuare visite in loco per verificare la qualità del lavoro dei fornitori può aiutare a determinare quali un responsabile del contratto dovrebbe considerare di assumere.
Conformità al contratto
Un contratto di solito dettaglia le responsabilità che il fornitore è stato assunto per completare. I responsabili del contratto spesso riservano del tempo per rivedere regolarmente le attività del fornitore e dei suoi dipendenti per assicurarsi che rispettino i termini dell’accordo. Ciò include generalmente l’ispezione del lavoro che il fornitore è stato assunto per eseguire e ottenere feedback da altri in azienda su come ritengono che il lavoro sia svolto e su come i dipendenti del fornitore interagiscono con i dipendenti dell’azienda. Il responsabile del contratto vorrà affrontare eventuali problemi in modo rapido e professionale per garantire che non interferiscano con il fornitore che completa efficacemente i suoi compiti.
Gestisci le relazioni
Un responsabile del contratto generalmente funge da punto di riferimento tra il fornitore e altri reparti, anche nelle piccole imprese. Il manager in genere riceve le fatture per i servizi resi e ne verifica la completezza. Una volta che il manager è soddisfatto, può inviare la fattura per il pagamento al reparto contabilità. Qualsiasi domanda dal reparto contabilità in genere passa di nuovo attraverso il responsabile del contratto al fornitore per risolvere eventuali disparità.