In qualità di imprenditore, è fondamentale tenere traccia dei propri contatti e talvolta un semplice programma di posta elettronica non fornisce tutte le informazioni di contatto necessarie. Se utilizzi Outlook 2007, hai accesso a uno speciale componente aggiuntivo progettato per consentire agli imprenditori di ottenere il massimo da ogni contatto. Questo prodotto si chiama Business Contact Manager e il suo utilizzo può aiutarti a tenere traccia dei tuoi clienti, dei tuoi clienti e dei tuoi potenziali clienti.
1
Accedere al computer e installare Business Contact Manager (BCM) per Outlook 2007. Una volta installato il prodotto, è possibile continuare a conservare le informazioni di contatto personali in Outlook, ma BCM consentirà di tenere traccia delle informazioni di contatto aziendali, semplificando la tieni separati i tuoi personaggi e-mail personali da quelli aziendali.
2
Vai al menu Business Contact Manager e fai clic su “Account”. Vai al menu Standard e fai clic su “Nuovo”. L’aggiunta di un contatto a BCM semplifica la ricerca di un particolare cliente per seguire i risultati finali e le nuove opportunità di business.
3
Digita le informazioni per il contatto direttamente nel modulo dell’account. Fare clic sulla scheda “Account” sulla barra multifunzione di Office 2007 e fare clic sul gruppo “Azioni”. Scegli “Salva e chiudi” per creare il nuovo record. La barra multifunzione di Office 2007 ha sostituito la barra dei menu utilizzata nelle versioni precedenti di Microsoft Office. L’aspetto della barra multifunzione è diverso da quello della barra dei menu, ma la funzionalità è pressoché la stessa. Continua ad aggiungere tutti i tuoi contatti di lavoro digitando le loro informazioni in un nuovo modulo di account.
4
Fare clic su un’e-mail per aggiungere automaticamente un contatto aziendale da Outlook. Vai alla barra degli strumenti di Business Contact Manager e fai clic su “Collegamento automatico email”. La funzionalità di collegamento automatico della posta elettronica fornisce un modo semplice e veloce per creare un nuovo contatto in base alle informazioni esistenti archiviate in Outlook.
5
Scegli l’indirizzo email che desideri convertire in un contatto aziendale e fai clic su “OK”. Ciò salverà l’indirizzo e-mail come nuovo contatto aziendale all’interno di Business Contact Manager. L’indirizzo e-mail e il nome del contatto verranno aggiunti automaticamente; è possibile modificare il record per aggiungere ulteriori dettagli, se lo si desidera.
6
Fare clic sulla barra degli strumenti di Business Contact Manager e scegliere “Progetto aziendale” per creare un nuovo record di progetto. Vai al menu Standard e fai clic su “Nuovo”. Il record del progetto è progettato per aiutare gli imprenditori a collaborare su progetti e accordi commerciali con altre parti.
7
Digita le informazioni sul progetto direttamente nel modulo, quindi fai clic sulla barra multifunzione di Office 2007 e scegli la scheda Business Contact Manager. Fai clic su “Azioni” e scegli “Salva e chiudi”.
8
Crea un account facendo clic sul menu Business Contact Manager e scegliendo “Account”. Fare clic su “Standard” e quindi su “Nuovo”. Digita le tue informazioni nel modulo dell’account e fai clic sul gruppo “Account” sulla barra multifunzione di Office 2007. Fare clic su “Azioni” e scegliere “Salva e chiudi”. La creazione di account in BCM fornisce un valore reale al personale addetto alle vendite mentre segue le prospettive di business e i conti correnti.
9
Avviare un nuovo record di opportunità facendo clic sul menu Business Contact Manager e scegliendo “Opportunità”. Fare clic sul menu “Standard” e scegliere “Nuovo”; inserire le informazioni nel record dell’opportunità. Fare clic sulla barra multifunzione di Office 2007, selezionare “Opportunità”, fare clic su “Azioni” e scegliere “Salva e chiudi”. Il record di opportunità è progettato per aiutarti a sfruttare le nuove possibilità di vendere i prodotti e i servizi della tua azienda.
10
Importare i dati da un elenco di distribuzione di Outlook facendo clic sul menu “File” e scegliendo “Importa ed esporta”. Fare clic su “Business Contact Manager per Outlook” e quindi su “Importa un file”. Fare clic su “Avanti” e modificare il tipo di file in “Elenco contatti di Outlook”. Fare clic su “Avanti” e utilizzare “Importazione ed esportazione guidata dati aziendali” per importare i dati da Outlook a BCM.