La pianificazione delle emergenze e la gestione delle crisi non sono concetti in conflitto, ma funzionano invece in tandem. La pianificazione delle emergenze è il processo di preparazione per potenziali emergenze, mentre la gestione delle crisi è la gestione complessiva delle emergenze quando si verificano. Una pianificazione di emergenza intelligente e diligente è un aspetto importante della gestione delle crisi perché garantisce che gli individui e le organizzazioni effettuino i preparativi necessari per essere pronti quando si verificano problemi.
Prevedere le possibilità
La pianificazione delle emergenze consiste nel prepararsi prima che si verifichi un’emergenza. Un elemento importante di tale preparazione è immaginare tutte le potenziali emergenze che potrebbero verificarsi. Se uno scenario sarebbe disastroso se si verificasse, vale la pena il tempo e le risorse per prepararsi alla sua realizzazione. Le aziende, i governi e le altre organizzazioni che impiegano la pianificazione di emergenza prendono in considerazione una serie di scenari che potrebbero influenzare le loro operazioni, con l’obiettivo di essere esaurienti nella portata delle emergenze che esaminano. Trascurare una possibile categoria di emergenza nella fase di pianificazione delle emergenze può lasciare un’organizzazione scarsamente preparata quando si verifica una crisi.
Impostazione dei piani
Una volta identificati gli scenari, la pianificazione delle emergenze implica la definizione delle politiche e delle procedure che guideranno un’organizzazione attraverso la sua funzione di gestione delle crisi. Questa pianificazione può comportare la semplice produzione di documenti e altri materiali che definiscono le linee guida per rispondere a una crisi. Può anche coinvolgere attività, come un esercizio simulato che pone il team di gestione delle crisi in uno scenario reale e lo spinge a prendere decisioni. Questi esercizi possono aiutare a identificare i punti deboli nelle procedure di gestione delle crisi e sollecitare cambiamenti per affrontare meglio una crisi.
Crisis Hits
Quando si verifica un’emergenza e la funzione di gestione delle crisi di un’organizzazione si attiva e si sposta in prima linea nelle operazioni, anche l’importanza del piano di emergenza viene messa in rilievo. I membri chiave dell’organizzazione dovrebbero essere in grado di affrontare la crisi utilizzando i protocolli e le lezioni che hanno acquisito attraverso la pianificazione di emergenza. I sistemi dovrebbero consentire a un’azienda di elaborare una risposta organizzata a una crisi, con i membri del team che comprendano i propri ruoli. Una gestione efficace delle crisi coinvolge tutti i membri di un’organizzazione che lavorano per limitare l’impatto e il danno di un’emergenza e per ripristinare le operazioni alla normalità il prima possibile.
Eventi imprevisti
Una crisi, ovviamente, raramente segue un playbook passo dopo passo, quindi la pianificazione di emergenza può fare solo così tanto per preparare una squadra per uno scenario particolare. I vari modi in cui gli eventi del mondo reale divergono dalle contingenze che un’organizzazione ha preparato per affrontare mettono alla prova le capacità decisionali dei membri del team e dei sistemi in atto. L’imprevedibilità della vita impone che la pianificazione di emergenza non riguardi la previsione esatta della forma di un’emergenza, ma si concentri invece sull’esplorazione degli scenari generali e dei sistemi che sono in atto per rispondere ad essi. La gestione delle crisi, quindi, è una combinazione di pianificazione e prosperità sotto pressione.