In una crisi, la migliore difesa è un buon attacco, ed è qui che inizia il tuo piano di gestione delle crisi. Sebbene la natura delle crisi possa variare notevolmente, da un disastro naturale a problemi con la consegna di un fornitore, un piano di risposta sistematico in uno stabilimento di produzione fornisce a chi lavora nella tua azienda aspettative di risposta. Se addestrato a fondo nel tuo piano, il tuo personale probabilmente funzionerà meglio in caso di crisi.
Pensa alle tue crisi
La lungimiranza ti prepara a una potenziale crisi e, anche se non puoi vedere il futuro, la tua esperienza nella produzione ti offre un patrimonio di conoscenze a cui attingere per la pianificazione. Riunisci un team di lavoratori, supervisori, addetti alla manutenzione e manager e divertiti a distruggere la tua attività, sulla carta, in una sala riunioni. Identifica alcuni scenari probabili, come interruzioni di corrente, guasti di apparecchiature chiave o problemi con i fornitori e uno o due problemi improbabili ma catastrofici, come un uragano o un altro disastro naturale, su cui basare il tuo piano di gestione delle crisi.
Definire la risposta e la catena di comunicazione
Definisci chi viene informato quando si verifica una crisi. In un ambiente di produzione, le origini delle crisi sul campo possono rimanere senza preavviso se i lavoratori non sanno quando allertare lead e supervisori. Stabilire una catena di reporting e identificare i punti decisionali all’interno di tale catena, particolarmente importante se la catena di produzione ha diversi processi autonomi e quando è necessario coinvolgere reparti come la manutenzione e il controllo qualità. Un guasto sulla linea può, ad esempio, causare ritardi nell’imballaggio e nella spedizione, quindi crea un processo e assegna la responsabilità di informare gli altri stakeholder.
Preparati a tutto
Sviluppa un metodo per il corpo del tuo piano di gestione delle crisi che affronti le situazioni in modo semplice e generico, pur facendo ancora riferimento alla tua struttura e alle sue attrezzature. Utilizzare un diagramma di flusso per sollecitare graficamente il personale durante la crisi. Identificare gli arresti della macchina e dell’alimentazione necessari in caso di emergenza e assegnare la responsabilità a un ruolo, come la mano guida, oa dipendenti specifici. Includere procedure di controllo assegnate per aree confinate o remote, come i locali di verniciatura, nel piano di evacuazione. Se il tuo team ha identificato scenari ad alta probabilità per i quali esistono linee di azione specifiche, come le emergenze che coinvolgono materiali pericolosi, includili come appendici al tuo piano di riferimento.
Risoluzione e follow-up
Il tuo piano di gestione delle crisi dovrebbe delineare la transizione dalla crisi al miglioramento e tutto ciò che può aiutare a prevenire il ripetersi della crisi. I piani d’azione e le revisioni del team di lavoro potrebbero seguire problemi con fonti interne, mentre potrebbe essere necessario un follow-up con fornitori o clienti per le crisi esterne. Usa soluzioni alle crisi effettive per mantenere aggiornato il tuo piano. Una volta scritte, istruire tutto il personale coinvolto sul contenuto e sul luogo in cui si trovano le copie stampate per riferimento quando si verifica una crisi. Individua le copie del piano di gestione delle crisi in modo ben visibile in tutto il tuo impianto.