Se due membri si presentano per la tua riunione aziendale di otto membri, potrebbero anche tornare a casa. Non ci sono abbastanza attori chiave presenti per prendere decisioni aziendali valide. L’impostazione di un numero minimo di presenze – un quorum – per le riunioni garantisce che la maggioranza del team di gestione proprietario sia al passo con gli sviluppi importanti, aprendo la strada a comunicazioni chiare, decisioni corrette e un’azione unitaria a vantaggio dei profitti. L’approvazione di una nuova campagna pubblicitaria, la firma di accordi finanziari o il lancio della prossima grande idea richiede un consenso ora per evitare potenziali problemi in seguito. Il numero di membri che devono essere presenti per condurre una riunione di lavoro legittima varia da organizzazione a organizzazione, in base alle dimensioni e alla struttura. Il numero esatto, a volte indicato come percentuale, dovrebbe essere incluso nello statuto, nello statuto o in altri documenti della tua azienda che forniscono un quadro per le tue operazioni.
Robusto Roll Call
I gruppi comunitari, sociali, educativi e religiosi che vanno dai consigli scolastici locali al Congresso degli Stati Uniti sono soggetti a quorum obbligatori. Alcune aziende private che di solito potrebbero essere escluse dalla regola potrebbero dover rispettare i requisiti di quorum e altre disposizioni dell’Open Meetings Act in situazioni in cui è coinvolto il ricevimento o l’erogazione di fondi pubblici. Un’azienda senza scopo di lucro con status di esenzione fiscale, ad esempio, sarebbe tenuta a fornire la prova che un quorum era presente alla sua riunione annuale. Il consulente legale può aiutarti a determinare se è necessario un quorum, alcuni o nessuno dei tuoi incontri di lavoro. Le riunioni quotidiane informali per occuparsi delle attività e delle revisioni di routine sono normalmente esenti. Le aziende che non sono soggette alle leggi statali e federali in materia di quorum possono comunque decidere di promuoverle e lo fanno frequentemente.
Regole di maggioranza
I quorum sono impostati nell’interesse dell’equità, impedendo a individui e fazioni di agire senza la piena rappresentanza dell’azienda nel suo complesso. Gli scenari che diventano canaglia sono meno probabili quando la tua azienda opera in base al principio che la maggior parte dei membri che rappresentano l’organizzazione deve essere presente quando vengono prese decisioni importanti. Se una disposizione sul quorum non è specificatamente inclusa nello statuto della tua azienda, la procedura parlamentare la definisce come la maggioranza dell’intera composizione. Questa regola pratica può essere utile per garantire un’adeguata rappresentanza, equilibrio di opinioni e trasparenza nella conduzione degli affari. Come proprietario dormirai meglio la notte sapendo che tutti sono sulla stessa pagina, sia che si tratti di una modifica dei prezzi o di una politica di molestie sessuali rivista che è stata messa in atto.
Sicurezza in numeri
Il maltempo, la malattia, le emergenze familiari e altre situazioni di crisi non annullano i requisiti di quorum. Consigli, comitati e altri gruppi rappresentativi che agiscono su questioni in cui non è presente un quorum richiesto potrebbero dover affrontare sfide da parte dei cittadini interessati o di altre parti interessate. Le sanzioni legali per la violazione delle disposizioni dell’Open Meetings Act, inclusa la conduzione di affari senza un quorum presente, includono multe per reati individuali e possono comportare procedimenti legali prolungati e costosi. I funzionari della società che agiscono in modo indipendente in assenza di un quorum possono essere destinatari di azioni disciplinari, incluso il licenziamento.
Per il record
Le note della riunione, o verbali, dovrebbero includere i nomi dei membri partecipanti che hanno partecipato. Ciò si ottiene più facilmente passando un foglio di iscrizione all’inizio della riunione; avrete una prova scritta della presenza del quorum. Per evitare confusione o controversie, dovrebbe essere incluso anche un conteggio dei voti ottenuti, compreso chi ha votato “no” e chi ha votato “sì”. Per soddisfare pienamente il requisito, è necessario mantenere un quorum per tutta la riunione. In altre parole, i membri non dovrebbero semplicemente presentarsi per l’appello, quindi lasciare la stanza. Qualsiasi attività commerciale che si svolge in tali circostanze potrebbe essere considerata nulla e non avvenuta.