Un budget può essere un potente strumento di gestione. Un budget accurato consente a un’azienda di prevedere le proprie spese operative e di pianificare i costi ricorrenti. L’immissione di numeri in un modulo di riepilogo del budget è solo una parte del processo di definizione del budget. Un manager che crea un budget deve anche fornire una spiegazione dettagliata di ogni voce, nota come giustificazione del budget o descrizione del budget, per supportare quei numeri.
Censimento
L’aggiunta di personale al budget richiede che un manager affronti diversi fattori. La giustificazione del budget dovrebbe includere il titolo di lavoro, il motivo per cui il dipartimento ha bisogno del nuovo dipendente, il titolo di lavoro e la fascia di stipendio. Un esempio di giustificazione del budget per un nuovo assistente amministrativo è: “Assistente amministrativo: 1 @ $ 35,000. Il reparto vendite necessita di un ulteriore assistente amministrativo per supportare tre nuovi responsabili delle vendite che sono stati assunti l’anno scorso. Questa è una posizione a tempo pieno. la fascia salariale locale per la posizione è compresa tra $ 33,000 e $ 36,000 “.
Attrezzature e forniture
Le apparecchiature e le forniture per ufficio includono molti elementi di cui un dipendente ha bisogno per svolgere il proprio lavoro. Il dettaglio di questi elementi fa parte del processo di giustificazione del budget. Se la direzione deve tagliare le spese, un budget dettagliato rende più facile prendere una decisione informata su quali elementi ridurre. Per esempio:
Attrezzature e forniture per ufficio per il nuovo assistente amministrativo: $ 2,225. Ripartizione: 1 computer a $ 1,000 (include CPU, monitor, tastiera e software con configurazione standard). 1 postazione di lavoro a $ 1,000 (include scrivania standard per computer, schedario e sedia). Forniture per ufficio a $ 225 (l’attuale budget annuale per forniture per ufficio diviso per il numero di dipendenti è $ 225).
Questo esempio offre alla direzione l’opportunità di tagliare $ 225 dal budget se deve effettuare riduzioni, invece di scegliere a caso un importo da tagliare.
Capitalizzazione
Un’azienda deve capitalizzare alcune spese che diventano patrimonio e portarle nei suoi libri nel tempo. Una giustificazione dettagliata del budget indica se una spesa è una spesa in conto capitale, una spesa operativa o una spesa che l’azienda include nel costo delle merci vendute. Un esempio di spesa capitalizzata è: “Sostituzione del sistema HVAC presso la sede centrale: $ 36,000. Il prezzo si basa sull’offerta vincente e sarà capitalizzato secondo regole di capitalizzazione uniformi”.
Costi indiretti
Un budget dovrebbe includere anche una giustificazione per i costi indiretti. Le spese indirette sono spesso riflesse come percentuale delle spese dirette. I costi come l’ammortamento e le utenze sono spese indirette. Allo stesso modo, i costi a vantaggio dell’intera organizzazione ma che non possono essere facilmente attribuiti a un progetto, come i servizi di segreteria e custodia condivisi, sono considerati spese indirette. Dopo aver elencato le spese dirette, un manager somma le spese e include la giustificazione del budget per le spese indirette. Ad esempio: “Spese indirette: $ 10,000. Le spese dirette sono $ 100,000 e l’indice di spesa indiretta è del 10 percento. 100,000 x .10 = 10,000”.