Nell’ambiente aziendale odierno, la posta elettronica è onnipresente. Domande, discussioni, rapporti, emergenze, briefing e altro ancora avvengono in un batter d’occhio tramite e-mail. E mentre la posta elettronica si è saldamente radicata nella cultura del lavoro e nelle operazioni negli anni ’90, l’avvento dei PDA ha liberato la posta elettronica dal computer e creato una nuova varietà di messaggi di posta elettronica brevi e concisi dalla strada e da casa. Tuttavia, solo perché l’email è stata liberata dal fisico, non significa che sia stata svincolata dall’etichetta, dal rispetto e dal buon senso. Per rendere l’email efficace, pensa prima di premere “invia”.
Oggetto
Le righe dell’oggetto sono una parte importante del modo in cui le persone danno la priorità, organizzano e ordinano le loro e-mail. Ciò significa includere sempre un oggetto chiaro. Il tuo oggetto dovrebbe anche essere conciso, specifico e comprensibile. Ad esempio, scrivere “Problema” significa importanza, ma è vago. Il tuo destinatario si occupa di molte questioni al giorno. “Computer Server Issue” aiuterà il destinatario a ottenere un’immagine migliore ea tenere traccia delle sue e-mail.
Dovresti anche fare attenzione a non usare la stessa riga dell’oggetto per troppo tempo. Con il progredire delle discussioni via e-mail, a volte sorgono nuovi argomenti e gli argomenti cambiano. Continuare a utilizzare la stessa riga dell’oggetto rende difficile tenere traccia delle e-mail in un secondo momento e può creare confusione per i destinatari quando il contenuto e la riga dell’oggetto non corrispondono più.
concisione
L’email non è il mezzo giusto per un rapporto lungo. Blocchi di testo lunghi e ininterrotti sono scoraggianti e difficili da attraversare per il lettore. Le e-mail dovrebbero essere brevi, chiare e pertinenti. In effetti, gli elenchi puntati sono un ottimo modo per aiutare i lettori a vedere e comprendere facilmente i tuoi punti.
Se la questione presenta complicazioni significative o richiede ai destinatari di rivedere informazioni estese, prendere in considerazione una telefonata, una teleconferenza o un allegato.
proofing
Solo perché la posta elettronica è meno formale di altre comunicazioni scritte, non significa che tutte le regole grammaticali e ortografiche non siano applicabili. Le frasi dovrebbero essere forti, senza formule estranee e grammaticalmente corrette. Evita il tempo passivo quando possibile in quanto può contribuire a creare confusione su chi ha fatto cosa. Soprattutto, esegui il controllo ortografico prima di inviare, anche i PDA ce l’hanno.
Tono
Di persona, le persone comunicano gran parte del loro intento e del loro pensiero attraverso il tono di voce e l’espressione non verbale. Nella posta elettronica manca tutto questo. Prenditi il tempo per considerare come il tuo lettore interpreterà il tuo messaggio. Ciò che intendi e ciò che qualcuno riceve può variare, quindi devi pensare a frasi ambigue, pensieri incompleti e come il lettore potrebbe pensare o sentire su un problema.
L’aggiunta di sottigliezze può contribuire a facilitare una comunicazione efficace. Essere informali o pigri e non rivolgersi adeguatamente al destinatario può farti sembrare freddo o irrispettoso. “Ciao Jane”, “Buongiorno, Jane” o “Buon venerdì!” può fare molto per ammorbidire il tono della posta elettronica. Allo stesso modo, le transizioni di frasi e la fraseologia ponderata possono trasformare la segnalazione di fatti o affrontare problemi in discussione e collaborazione, che sono generalmente accolti meglio.
Limiti
L’email ha un ambito e dei limiti. Non affrontare problemi complicati ed emotivamente carichi nelle e-mail. Chiama una riunione, rispondi al telefono o organizza una videoconferenza. L’email tradisce anche la riservatezza. Evitalo quando possibile per problemi finanziari e di risorse umane sensibili, poiché le e-mail non sono sicure e possono essere facilmente inoltrate e copiate. Del resto, non inoltrare e-mail senza il consenso del mittente o del tuo supervisore.