I migliori sistemi organizzativi per un’azienda dipendono dall’inventario dei prodotti, dalle dimensioni della forza lavoro e dalla necessità di gestione delle informazioni. Come proprietario di una piccola impresa, devi prima valutare le tue esigenze per implementare le strategie organizzative più efficaci che migliorano la produttività e riducono il tempo perso dalla disorganizzazione.
Organizzazione senza carta
La produzione di più promemoria, manuali e file crea maggiori opportunità per le informazioni di rimanere fuori posto in una pila sulla scrivania di qualcuno, in attesa di qualche azione. Altri uffici si stanno muovendo verso un sistema senza carta. Ciò include il pagamento di bollette e buste paga tramite servizi in linea, l’archiviazione elettronica di file e la diffusione di informazioni tramite posta elettronica o altri server in linea. Sebbene ci sarà sempre bisogno di un po ‘di carta nella maggior parte degli uffici, invocare l’autodisciplina sul fatto che qualcosa debba davvero essere stampato o meno può fare molto per ridurre la quantità di carta che deve essere organizzata. Esegui regolarmente il backup dei server aziendali per assicurarti che nessuna informazione venga persa in caso di virus o crash.
Istituire centri di lavoro
Stabilire centri di lavoro è un concetto organizzativo che funziona per qualsiasi azienda, indipendentemente dal fatto che tu chiami il tuo soggiorno la tua sede aziendale o gestisca una grande fabbrica. Stabilisci il tuo centro di lavoro dove svolgi effettivamente il lavoro richiesto. Quindi crea un centro di riferimento facilmente accessibile che conservi manuali, riferimenti e file di cui hai bisogno regolarmente. Un centro di approvvigionamento completa un ambiente d’ufficio in cui sono prontamente disponibili carta, penne e altre forniture per ufficio. Questo concetto funziona anche a livello micro e macro all’interno della tua azienda. Sebbene ogni scrivania o postazione di lavoro possa seguire gli stessi principi di base, è possibile disporre di centri di lavoro aziendali, come una sala fotocopie comune e un armadio per le forniture in prossimità delle scrivanie dei dipendenti.
Posizione hardware
Sebbene i dipendenti debbano accedere ai propri terminali di computer per svolgere il proprio lavoro, il modo in cui organizzi l’hardware del computer e gli accessori periferici può avere un grande impatto sull’organizzazione dell’ufficio. Tieni monitor, tastiere e mouse facilmente accessibili e costantemente disponibili. Metti le torri della CPU sotto la scrivania dove sono accessibili per la risoluzione dei problemi, ma non nel modo in cui le attività quotidiane. Una stampante o uno scanner wireless possono essere nascosti su una scrivania remota o persino in un armadio dove puoi accedervi solo quando necessario. Non è necessario tenere tutti i componenti del computer a portata di mano, solo quelli necessari per completare le attività tutto il giorno.