Un tipico sistema disciplinare progressivo inizia con un ammonimento verbale e culmina con un ammonimento scritto finale, che generalmente porta al licenziamento di un dipendente. Ecco perché viene definita “disciplina progressiva”: ogni fase del processo di disciplina è progressivamente più seria. Le infrazioni minori vengono discusse con il dipendente, mentre le conseguenze per questioni disciplinari più gravi includono la sospensione o il licenziamento. Più gravi sono le azioni o il comportamento del dipendente, maggiori saranno le conseguenze che dovrà affrontare.
Structure
Un sistema disciplinare progressivo dà struttura al programma di gestione delle prestazioni di un’organizzazione. Sebbene la gestione delle prestazioni sia spesso vista come una semplice valutazione dei dipendenti condotta annualmente, la disciplina dei dipendenti è parte integrante della gestione delle prestazioni complessive. Senza una politica disciplinare, potrebbe essere difficile fornire un feedback equilibrato. Ad esempio, se tutto il manager del dipendente deve prepararsi per la riunione annuale di valutazione delle prestazioni equivale a registri di lavoro e osservazione personale e il dipendente ha una registrazione delle azioni disciplinari durante il periodo di valutazione, la valutazione delle prestazioni potrebbe essere distorta, perché rappresenta solo una parte delle prestazioni complessive del dipendente. Di conseguenza, poiché il supervisore non ha accesso ai registri delle azioni disciplinari, non può fornire al dipendente una guida nelle aree in cui il dipendente deve migliorare.
Gestione
I supervisori, i manager e il personale delle risorse umane trovano facili da seguire le politiche di disciplina progressiva. Queste politiche eliminano le supposizioni per determinare se l’azienda debba porre fine al rapporto di lavoro o se il lavoro e le prestazioni del dipendente siano viziati da piccoli passi falsi o errori. Le politiche di disciplina progressiva, in effetti, facilitano il loro lavoro, perché i passaggi disciplinari sono semplici e coerenti.
Documentazione
I sistemi di disciplina progressiva richiedono documentazione scritta. La prestazione lavorativa o il comportamento sul posto di lavoro di un dipendente che richiede una revisione disciplinare o un’azione correttiva diventa parte di un riepilogo che un supervisore o un responsabile delle risorse umane utilizza per completare il modulo di revisione disciplinare. Quando la dipendente incontra il suo supervisore o un membro del personale delle risorse umane per discutere la disciplina, le viene fornita una copia della documentazione. Un’altra copia del modulo di revisione disciplinare va nella sua cartella di lavoro. La documentazione dell’azione disciplinare aiuta i datori di lavoro a conservare i file del personale che riflettono accuratamente le prestazioni lavorative e la storia lavorativa del dipendente.
Responsabilità
Se un datore di lavoro ha bisogno di licenziare un dipendente a causa di prestazioni scadenti o cattiva condotta registrata nel record disciplinare del dipendente, un sistema di disciplina progressiva è la giustificazione per la decisione del datore di lavoro. Nel caso in cui un dipendente presenti un reclamo formale o una causa legale, o asserisca che l’azienda sia impegnata in pratiche di lavoro scorrette, il datore di lavoro può essere in grado di ridurre la propria responsabilità per licenziamento illegittimo sulla base della documentazione della disciplina progressiva che ha portato al licenziamento del dipendente. In effetti, la pagina di HR Outsourcing per la disciplina progressiva afferma chiaramente: “Una politica di disciplina progressiva è la migliore protezione contro il commettere errori che si trasformeranno in una causa di risoluzione illecita”. Inoltre, la Camera di Commercio degli Stati Uniti suggerisce: “Una politica di disciplina progressiva fornisce all’azienda un sistema equo e facilmente difendibile contro una sfida”.