Proprietari e gestori di società di stoccaggio devono affrontare numerose sfide quando si tratta di pianificare e gestire queste strutture. Una decisione che può avere implicazioni di vasta portata implica la selezione del miglior metodo di contabilità da utilizzare per l’azienda. Come altre organizzazioni, le strutture di stoccaggio possono scegliere tra metodi di contabilità per cassa o per competenza, ognuno dei quali offre i propri vantaggi in termini di tassazione, valutazione e facilità d’uso.
Contanti vs. Metodi di accumulo
La contabilità di cassa rappresenta il metodo contabile più comune per le piccole imprese, secondo Nolo. Con questo sistema, i contabili registrano tutte le transazioni quando vengono ricevuti contanti o quando viene pagata una fattura. Se un deposito invia una fattura a gennaio, ma non riceve il pagamento fino a marzo, aspetterebbe fino a marzo per registrare la transazione nei libri contabili. Fino a quel momento, questo credito non è stato incluso come reddito nelle scritture contabili della società. Con il metodo della competenza, l’azienda registra una transazione nel momento in cui si verifica, indipendentemente dal fatto che il denaro cambi effettivamente di mano. Una struttura di self-storage che invia una fattura per il servizio a gennaio, ma non viene pagata fino a marzo, registrerebbe la transazione quando la fattura viene inviata a gennaio.
Implicazioni legali
Gli impianti di stoccaggio hanno spesso poche restrizioni legali quando si tratta di scegliere tra metodi di contabilità per cassa e per competenza. Le aziende che mantengono l’inventario o le materie prime devono utilizzare la base di competenza, secondo Nolo. Tutte le aziende con vendite superiori a 5 milioni di dollari all’anno sono inoltre tenute a utilizzare la contabilità per competenza a fini fiscali. L’IRS consente a un’azienda di utilizzare due diversi metodi contabili, se lo si desidera. Ad esempio, un’azienda potrebbe utilizzare la contabilità di cassa per la contabilità di base, quindi passare alla competenza al momento delle imposte, ma questo in genere significa molto più lavoro. Per le aziende di archiviazione con entrate inferiori a 5 milioni di dollari all’anno, la contabilità basata sulla liquidità può semplificare i processi di contabilità e di preparazione delle imposte.
Quando utilizzare la contabilità in contanti
Un sistema di contabilità basato sul contante rappresenta l’opzione più semplice e intuitiva per le strutture di stoccaggio, in particolare per manager e proprietari che hanno poca esperienza contabile. Questo metodo richiede poche revisioni, poiché una transazione viene registrata solo quando vengono ricevuti o pagati contanti. La contabilità con il metodo in contanti funziona in modo molto simile al bilanciamento di un libretto degli assegni e richiede poca formazione. Dipinge anche il quadro più chiaro di quanti soldi ha effettivamente l’azienda. Questo è importante per le nuove imprese o per quelle con pochi soldi. Quando i saldi dei conti sono relativamente bassi, un metodo di contabilità in contanti può aiutare i proprietari a prevenire il rimbalzo dei controlli.
Quando la base di competenza può essere la migliore
Il metodo di contabilità per competenza può essere una scelta migliore per gli impianti di stoccaggio che i proprietari intendono vendere entro un periodo relativamente breve. La contabilità per competenza mostra il valore reale dell’attività, inclusi i crediti, mentre la base per cassa non riflette il valore di questi crediti. L’utilizzo della contabilità di cassa in questo caso farebbe apparire la società sottovalutata, quindi gli investitori potrebbero essere disposti a spendere meno per acquistare l’attività.