Nel 2012, Deloitte Consulting AG ha affermato – in un rapporto intitolato “Affrontare la sfida degli acquisti: la pratica strategica degli acquisti di Deloitte” – “L’approvvigionamento ha compiuto grandi progressi come funzione nell’ultimo decennio, posizionandosi come un partner commerciale strategico”. Le aziende che non affrontano in modo completo tutte le aree di approvvigionamento saranno presto in ritardo, prevede il rapporto. La standardizzazione, un elemento centrale del processo di approvvigionamento, varia da azienda ad azienda e serve a diversi scopi. Quando si procurano forniture, tutte le parti dovrebbero aderire alle linee guida stabilite.
Monitoraggio del processo di approvvigionamento
Le procedure standard guidano l’utente attraverso le diverse fasi del processo di appalto. È possibile identificare se il processo sta procedendo secondo il piano confrontandolo con gli standard e apportare le modifiche necessarie entro i margini definiti. L’utilizzo di procedure standard aiuta, ad esempio, a valutare il processo di aggiudicazione del contratto. La stretta aderenza a tali procedure consente di evitare errori come la mancata notifica ai fornitori del rifiuto delle loro offerte.
Migliora la trasparenza
La standardizzazione delle procedure è un elemento cruciale per mantenere la trasparenza, la responsabilità, l’imparzialità e l’equità nel processo di appalto. Aiuta a prevenire problemi di corruzione, come i fornitori che corrompono i responsabili del processo di approvvigionamento, la fissazione dei prezzi di offerta o l’aggiudicazione di contratti a un fornitore senza un’offerta competitiva. L’esistenza di standard aiuta a garantire che le forniture siano ottenute solo da fonti etiche con buoni risultati.
Valutazione efficiente dell’offerta
La tua organizzazione può utilizzare procedure standard per l’approvvigionamento come punto di riferimento per valutare in modo efficiente eventuali proposte ricevute da potenziali fornitori. Gli standard possono aiutarti a determinare il rapporto costo-efficacia o la qualità delle proposte presentate. Ciò comporta il confronto delle proposte con i requisiti minimi indicati dalle norme. La mancata preparazione delle proposte in conformità con gli standard stabiliti rende le offerte inammissibili per la selezione o la negoziazione.
Risoluzione di problemi legali
La disponibilità di standard aiuta a valutare le offerte che possono avere diversi livelli di prestazione identificando quelle che si sono discostate dai requisiti di approvvigionamento stabiliti. L’identificazione di tali deviazioni implica il confronto con procedure standard, dopo di che eventuali conflitti possono essere risolti in tribunale utilizzando questi standard. Dopo il processo di approvvigionamento, è possibile fare riferimento agli standard per scoprire la deviazione di qualsiasi fornitore dai requisiti di prestazione stabiliti. Questo può salvarti dai costi che potrebbero derivare da casi di responsabilità.