La creazione di un team per raggiungere un obiettivo, di per sé, conferma che la leadership dell’azienda ritiene che sia dubbio che qualcuno abbia le conoscenze lavorative necessarie per raggiungere un determinato obiettivo. Creando un team, l’azienda riconosce la necessità della collaborazione e del coordinamento di persone con competenze specialistiche per completare i compiti assegnati in modo efficiente in termini di tempo e costi. Per comunicare le aspettative per ciascuna delle principali attività del team, gli sponsor del progetto e la leadership del team definiscono e applicano gli standard di prestazione.
Scopo degli standard del team
Gli standard di rendimento del team promuovono il lavoro di squadra, incoraggiano la trasmissione efficace delle informazioni e garantiscono che i membri del team lavorino collettivamente per gestire la qualità dei prodotti di lavoro del gruppo. Gli standard sono un modo per garantire che un team completi in modo efficiente ed efficace le attività richieste per produrre i deliverable del progetto, che sono i prodotti o servizi che il team fornisce alla fine del progetto. Gli standard, come quelli relativi al processo decisionale, alla comunicazione, alla risoluzione dei conflitti e ai protocolli di riunione, impongono responsabilità e valori che sono unici per un team.
Tipi di standard di prestazione
I team con le migliori prestazioni sono quelli per i quali la leadership sviluppa e implementa standard basati sulle misure che contribuiscono alle prestazioni del team. Ad esempio, la leadership potrebbe creare standard di qualità che descrivono come il team dovrebbe svolgere il proprio lavoro o quanto deve essere efficace un prodotto finale nello svolgimento della sua funzione. Inoltre, i leader potrebbero creare uno standard di quantità che specifica la quantità di lavoro che un team deve produrre o la quantità che deve essere priva di errori. Uno standard potrebbe anche indicare la data entro la quale i membri del team devono completare determinate attività. La leadership potrebbe anche creare uno standard che richiede la riduzione dei costi o una diminuzione degli sprechi durante un processo di produzione di una certa percentuale. Indipendentemente dai tipi di standard definiti, ognuno dovrebbe essere misurabile, obiettivo e documentato.
Esempi di standard di prestazione
Dopo che i leader hanno identificato e concordato misure di performance appropriate, possono scrivere gli standard del team, che stabiliscono le aspettative su come deve essere svolto un compito lavorativo. Ad esempio, un dovere di un team di rappresentanti del servizio clienti è rispondere alle domande dei clienti su un prodotto. Uno standard di prestazione per questo compito potrebbe essere quello di rispondere alle domande di un cliente in quattro minuti o meno. Uno standard di prestazioni per un team di programmazione software incaricato di scrivere programmi di fatturazione potrebbe essere quello di creare codice sorgente che rifletta uno stile armonizzato come se un programmatore, piuttosto che un team, scrivesse il codice.
Considerazioni sugli standard del team
Gli standard di prestazione non solo controllano il comportamento quotidiano dei membri del team, ma servono anche come base per le valutazioni dei membri del team. Inoltre, gli standard del team influenzano le decisioni del team e l’implementazione delle azioni correttive. Di conseguenza, quando si creano standard per le prestazioni del team, è importante considerare come definire le prestazioni eccellenti. Ad esempio, stabilire quali criteri qualitativi, quantitativi, di pianificazione o finanziari dovrebbero essere utilizzati per misurare prestazioni eccellenti. I leader devono anche pensare al numero di standard necessari e all’accuratezza delle misurazioni delle prestazioni. Coloro che creano standard per i team devono anche considerare questioni di budget e sicurezza, nonché requisiti legislativi o normativi.