Le descrizioni superficiali delle guide ai processi aziendali e delle procedure operative standard potrebbero indicare una piccola differenza tra i due. Entrambi i documenti forniscono istruzioni ai dipendenti per le operazioni aziendali e l’esecuzione delle attività. Tuttavia, le guide ai processi aziendali suddividono i passaggi e le risorse necessarie per completare uno specifico processo aziendale complesso. Sebbene le aziende utilizzino diversi tipi di procedure operative standard, o SOP, il documento di solito fornisce istruzioni per l’attuazione delle politiche ufficiali dell’organizzazione.
Guide ai processi aziendali
I processi aziendali vengono eseguiti per arrivare a conclusioni specifiche. Le guide ai processi forniscono un livello di standardizzazione e controllo critico per motivi legati alla sicurezza, alle questioni normative, alle relazioni con i clienti o al profitto. Un processo aziendale dell’università descrive i passaggi per creare, modificare o disattivare l’accesso dei dipendenti ai sistemi di gestione delle informazioni dell’istituto. Un processo aziendale dovrebbe includere l’evento scatenante, come l’abbandono di un dipendente, il risultato desiderato e l’obiettivo, ovvero garantire che tutte le fasi del processo siano completate e documentate nel tempo richiesto. La guida ai processi aziendali dell’università descrive in dettaglio ogni passaggio sequenziale, elenca i dipendenti che esegue ogni passaggio, identifica i moduli richiesti e fa riferimento alla politica universitaria appropriata.
Procedure operative standard
Il SOP fornisce anche la standardizzazione e il controllo sui processi e le operazioni aziendali. Tuttavia, la SOP consente ai dipendenti di funzionare con poca supervisione e aumenta la responsabilità poiché tutti i dipendenti hanno accesso alla SOP e dovrebbero essere altrettanto ben informati. La SOP ha generalmente una portata più ampia per fornire indicazioni, influenzare il comportamento e garantire che le attività standard siano completate in linea con la politica. Il SOP, in combinazione con la politica, definisce l’organizzazione. Alcune organizzazioni utilizzano un tipo di SOP che è come una guida al processo, come le SOP del National Food Service Management Institute, che includono il lavaggio delle mani e la manipolazione dei richiami di cibo per i programmi di sicurezza alimentare.
Dettagli e ambito
La differenza tra le guide ai processi aziendali e le SOP include la specificità e il livello di dettaglio. Una SOP potrebbe includere pagine di attività eseguite ogni giorno e fornire informazioni su questioni relative al personale quali buste paga, politiche di congedo, azioni disciplinari, organigrammi e dichiarazioni politiche su molestie o altre questioni importanti sul luogo di lavoro. Il SOP potrebbe istruire un lavoratore a disattivare l’accesso ai sistemi informativi per un dipendente in partenza e, in un requisito più ampio, istruire il lavoratore a seguire le norme sulla riservatezza per le informazioni sugli studenti. Una guida ai processi aziendali non lascia nulla al caso e fornisce istruzioni dettagliate e solitamente inalterabili per completare l’attività utilizzando risorse denominate, come software e altre tecnologie.
Processi e procedure
Mentre la SOP standardizza i processi di lavoro per garantire che la policy venga seguita, alcuni tipi di aziende standardizzano i processi per controllare operazioni grandi e complesse. I processi aziendali aiutano anche ad analizzare e migliorare i sistemi aziendali. Le guide ai processi aziendali sono utili con i progetti che richiedono una pianificazione per il controllo per coordinare il lavoro di più sedi, personale, partner commerciali e risorse. Le guide ai processi aziendali spesso includono disegni o diagrammi che descrivono il flusso di attività. La SOP cambia solo quando cambia la politica. La guida ai processi aziendali è diversa per ogni processo che descrive.