Le spese sono i costi di attività per ottenere ricavi e maturano quando sono sostenute ma non pagate nello stesso periodo. Poiché la spesa è ancora valida per il periodo in cui è stata sostenuta, viene spesata manualmente mediante iscrizione per competenza nella contabilità generale della società e imputata a conto economico a conto economico della società.
Motivi per cui i ratei sono spesi
Una spesa può essere maturata per una serie di motivi: la società potrebbe aver ricevuto beni o servizi dai suoi fornitori ma non è stata fatturata e non ha pagato l’importo dovuto entro la fine del periodo, una settimana del libro paga che cade a fine mese può non essere pagato fino a una settimana successiva, o l’azienda matura interessi mensili su un prestito aziendale che richiede un pagamento di interessi trimestrale.
Transazione commerciale di esempio
Supponiamo che PaperFirst, un venditore di prodotti di carta, acquisti forniture per $ 2,800 il 21 luglio da un fornitore locale. Il 12 agosto PaperFirst riceve la fattura del fornitore, che ha termini netti di 30 giorni.
Registrazione prima nota – Accantonamento spese
Il 31 luglio, il proprietario di PaperFirst accumula l’acquisto di forniture per ufficio nella contabilità generale dell’azienda. La voce per riconoscere l’importo dovuto al fornitore della società comporterà un addebito, un DR o un aumento delle spese di fornitura e un credito, una CR o un aumento sui conti pagabili come illustrato di seguito:
(DR) Spese per forniture 2,800 (CR) Debiti per conto terzi 2,800
Registrazione prima nota – Pagamento in contanti
Il 15 settembre, il proprietario di PaperFirst effettua il pagamento completo delle forniture per ufficio acquistate a luglio. La registrazione per riconoscere il pagamento riduce i debiti per mezzo di un addebito e riduce anche il contante con un credito.
(DR) Debiti verso fornitori 2,800 (CR) Contanti 2,800