Un project manager utilizza un software di gestione del progetto per creare un piano di progetto dettagliato contenente stime di attività, costi, risorse e programmi. Salva un’istantanea di queste informazioni per creare il piano di progetto di base. Dopo l’inizio del progetto, il software confronta le stime di base con le prestazioni correnti per calcolare le varianze, che sono deviazioni dalle aspettative.
Processo di pianificazione di base
Un progetto ha tre vincoli: ambito, pianificazione e budget. Lo scopo è ciò che il progetto deve realizzare. I vincoli guidano il project manager nello sviluppo del piano di progetto. In primo luogo, definisce i requisiti del progetto che stabiliscono l’ambito. Successivamente, identifica le attività del progetto e le loro dipendenze. Ciò determina la pianificazione e i requisiti di risorse, incluso il personale. L’ambito, la pianificazione e le risorse necessarie stabiliscono il budget.
Informazioni di base
Il piano di progetto di base non è un piano di progetto separato. Il software copia le informazioni nei campi di riferimento contenuti nel piano del progetto originale. Ad esempio, il software copia le date di inizio e fine di un’attività nei rispettivi campi di riferimento. Se un progetto è complesso, il project manager potrebbe creare più linee di base come traccia di controllo per numerose modifiche di base che si verificano durante l’esecuzione del progetto.
Aggiornamenti di base
Durante l’implementazione del progetto, un project manager potrebbe aggiornare le informazioni di base per riflettere le condizioni attuali quando si verificano circostanze impreviste. Ad esempio, uno sciopero sindacale potrebbe impedire agli elettricisti di svolgere un lavoro. Pertanto, il project manager riprogramma questo sforzo, così come altre attività che devono iniziare dopo che il lavoro elettrico è stato completato.
Varianze
Un project manager stabilisce le date di inizio e completamento pianificate per un’attività. Il software calcola la durata pianificata dell’attività. Registra la data di inizio nel piano di progetto quando inizia l’attività. Al termine dell’attività, inserisce la data di completamento. La durata effettiva viene confrontata con la durata pianificata per calcolare la varianza della durata. L’importo del budget di un’attività, meno il totale speso e gli importi impegnati dell’attività, determina la varianza dei costi.
Controllo del progetto
Il project manager valuta gli scostamenti dei costi e della pianificazione per determinare se il progetto rientra nel budget e nei tempi previsti per il completamento. Ad esempio, le variazioni di pianificazione potrebbero indicare che i membri del team di progetto hanno completato un gruppo di attività prima della pianificazione. Pertanto, il project manager potrebbe assegnare questi membri ad attività in ritardo sulla pianificazione. Se gli scostamenti dei costi indicano possibili superamenti del budget, potrebbe ridurre l’ambito del progetto per rimanere entro il budget.
Considerazioni
Il fallimento del progetto potrebbe verificarsi a causa del creep dei requisiti, noto come scope creep. Questo è un lavoro aggiunto a un progetto dopo che è iniziato, aumentando il costo. Per affrontare il costo del potenziale creep dell’ambito, potresti includere un importo per imprevisti nel progetto. In genere, questo importo rappresenta una percentuale del costo totale stimato del progetto.