Ogni azienda con computer abilitati a Internet dovrebbe disporre di criteri che regolano l’utilizzo di Internet da parte dei dipendenti. Con così tante questioni personali e aziendali in corso online, le politiche che spiegano l’uso appropriato dei computer di lavoro per accedere a Internet sono essenziali. Queste politiche, se applicate, possono aumentare la produttività tra i lavoratori oltre a proteggere la rete di computer e l’immagine dell’azienda.
Uso personale
La politica Internet dovrebbe indicare chiaramente se il dipendente è in grado di utilizzare Internet per scopi personali durante l’orario di lavoro. Se è consentito l’uso personale, dovrebbero essere stabilite linee guida che includano gli orari consentiti – ora di pranzo o durante le pause – nonché una quantità massima di uso personale consentito. Se l’uso personale non è consentito, ciò dovrebbe essere chiaramente indicato e informare i dipendenti che ciò include il controllo degli account di posta elettronica personali online.
Utilizzo della posta elettronica
Molte aziende forniscono ai dipendenti un account di posta elettronica che termina con @ nomeazienda.com. I dipendenti devono essere consapevoli del fatto che qualsiasi e-mail inviata da questo indirizzo e-mail si riflette sull’azienda. Una politica di posta elettronica dovrebbe includere informazioni che non dovrebbero mai essere inviate tramite un account di posta elettronica aziendale con esempi come informazioni politiche o religiose, barzellette o altri inoltri di posta elettronica ed e-mail che sembrano essere una posizione ufficiale dell’azienda quando quella persona non è un portavoce autorizzato per la compagnia.
Siti proibiti
La politica delle risorse umane per l’uso di Internet dovrebbe indicare chiaramente i siti a cui è vietato l’accesso. I siti comunemente proibiti includono siti di pornografia, siti di gioco d’azzardo e siti che promuovono attività illegali. Le aziende dovrebbero considerare di bloccare l’accesso a questi siti Web sul proprio server per impedire l’accesso accidentale a un sito vietato. Molti di questi siti contengono virus che possono infettare facilmente l’intera rete di computer. L’elenco dei siti vietati dovrebbe includere categorie di siti piuttosto che nomi di siti specifici per evitare di trascurare un sito potenzialmente pericoloso che appare accettabile per il dipendente se non è specificamente elencato.
Privacy
La politica Internet dovrebbe avvisare i dipendenti che i computer di lavoro, la cronologia del browser e gli account di posta elettronica possono essere monitorati. I dipendenti non devono aspettarsi la privacy quando utilizzano un computer di lavoro. Anche se al dipendente è consentito l’uso personale di un computer di lavoro, la persona deve essere informata che l’uso durante quel periodo rientra nelle stesse linee guida che riguardano l’uso aziendale del computer. Gli account di posta elettronica personali a cui si accede durante l’orario lavorativo con l’accesso a Internet dell’azienda non sono riservati.
Conseguenze
Oltre a precisare cosa è e cosa non è consentito, la politica delle risorse umane dovrebbe anche indicare le conseguenze in caso di violazione delle regole. La politica dovrebbe includere le conseguenze per il primo reato e per i successivi. Inoltre, potrebbero esserci diversi livelli di conseguenze a seconda della violazione che si è verificata. Un dipendente che naviga nel porno al lavoro subirebbe conseguenze più gravi di qualcuno che effettua un ordine di fiori online. Esempi di violazioni e ciò che il dipendente dovrebbe aspettarsi possono rendere più facile per tutti la comprensione delle politiche e delle procedure.