Le procedure essenziali per le risorse umane affrontano questioni come le regole sul posto di lavoro, i compensi e i benefici, le relazioni con i dipendenti e la riservatezza dei processi delle risorse umane. Le politiche fondamentali come la sicurezza sul lavoro e le pari opportunità di lavoro, o EEO, sono tra le politiche più basilari che i datori di lavoro devono avere. Le agenzie governative federali e statali che applicano le leggi relative a salari, EEO e misure di sicurezza forniscono assistenza tecnica ai datori di lavoro che sviluppano le loro regole sulle risorse umane.
Requisiti per la registrazione
Questioni normative come i tassi salariali minimi, le sistemazioni sul posto di lavoro e l’EEO di solito hanno requisiti di distacco. I datori di lavoro sono tenuti a pubblicare avvisi sui tassi salariali minimi federali e statali, sui diritti dei dipendenti ai sensi delle leggi e dei regolamenti EEO pubblicati dall’amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro. Il monitoraggio del posizionamento ben visibile di questi incarichi è responsabilità delle risorse umane e dovrebbe diventare parte delle politiche e delle procedure essenziali delle risorse umane.
riservatezza
Al personale delle risorse umane vengono affidati i dati personali dei dipendenti, la documentazione sulle prestazioni lavorative dei dipendenti e le informazioni mediche come i dettagli sui congedi per condizioni di salute, la retribuzione dei lavoratori e la selezione dei piani sanitari di gruppo. Fornire ai membri del personale delle risorse umane accordi di riservatezza scritti e richiedere le loro firme come prova che comprendono l’importanza di mantenere la privacy delle informazioni dei dipendenti, nonché la riservatezza delle questioni di lavoro.
Ore di lavoro
Idealmente, i dipendenti dovrebbero avere accesso al personale delle risorse umane indipendentemente dal loro turno. Molti reparti delle risorse umane hanno personale durante il normale orario lavorativo, dalle 9:5 alle XNUMX:XNUMX. Tuttavia, le aziende con operazioni XNUMX ore su XNUMX dovrebbero avere almeno un membro del personale delle risorse umane disponibile per gestire le questioni urgenti che sorgono al di fuori del normale orario lavorativo. Una politica delle risorse umane essenziale è quella che riconosce la necessità della presenza delle risorse umane ogni volta che i dipendenti lavorano. Discuti questo principio aziendale con il personale delle risorse umane. Elaborare un programma che fornisca una copertura delle risorse umane per l’orario di lavoro dei dipendenti e distribuire le informazioni di contatto delle risorse umane a dipendenti, supervisori e manager.
Risarcimento e vantaggi
Le politiche e le procedure riguardanti i salari dei dipendenti, le prestazioni sanitarie e le opzioni di risparmio previdenziale sono generalmente gestite dall’amministratore dei benefici del dipartimento. L’amministratore dei benefici è in genere il designato responsabile della conservazione delle informazioni mediche riservate ai sensi dell’Health Insurance Portability and Accountability Act. Procedure come l’iscrizione aperta e COBRA – il Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act che consente la continuazione dei benefici del piano sanitario quando cambia la situazione lavorativa – sono di competenza di un amministratore di benefit.
Vacanze e congedo per malattia
Anche le ferie retribuite, o PTO, che includono ferie, assenze per malattia e giornate personali, possono essere gestite dall’amministratore dei sussidi. Tuttavia, ai fini della tenuta dei registri, alcune aziende hanno i loro impiegati del libro paga che si occupano di questioni relative alla presa di forza, ad eccezione delle richieste di ferie. Le politiche e le procedure delle risorse umane relative alla PTO devono essere formulate in modo chiaro e diffuse a dipendenti, supervisori e dirigenti, poiché un uso improprio della PTO può comportare azioni disciplinari o la risoluzione.
Responsabilità
Nelle organizzazioni con un reparto risorse umane dedicato, il responsabile delle risorse umane probabilmente svilupperà queste politiche. Tuttavia, nelle piccole aziende che non dispongono di competenze in materia di risorse umane interne, un dirigente di alto livello dell’azienda può creare una serie di regole di base e consultare l’avvocato dell’azienda sulle politiche che coinvolgono le normative federali e statali. I supervisori e i dirigenti dell’organizzazione devono essere ritenuti responsabili dell’interpretazione delle linee guida dell’azienda e delle regole del luogo di lavoro. Le risorse umane dovrebbero mantenere politiche scritte e aggiornarle regolarmente; Inoltre, le risorse umane devono diffondere copie del manuale al personale e alla leadership e richiedere riconoscimenti firmati che le leggano e le comprendano.