Comunicare in modo efficace può fare la differenza tra il successo e il fallimento di qualsiasi impresa commerciale. Una comunicazione aziendale efficace implica pratiche e consuetudini consolidate che puoi facilmente apprendere. Queste migliori pratiche di comunicazione aziendale rimangono rilevanti oggi come lo erano in passato. Queste migliori pratiche si applicano anche a qualsiasi forma di comunicazione aziendale che scegli di utilizzare; che si tratti di una brochure stampata o di un sito Web online.
Sii chiaro e conciso
La pratica di comunicazione aziendale più importante è essere chiari con il tuo messaggio. Troppo spesso, i comunicatori aziendali caricano i loro messaggi con termini tecnici e gergali che il pubblico previsto non può capire. Non essere vago. Usa termini concreti e sii specifico. Dovresti usare parole chiare e facilmente comprensibili. Evita i termini e gli acronimi specifici del settore a meno che non siano di conoscenza comune al tuo pubblico. Tuttavia, sbagliate sul lato della cautela; non dare per scontato di sapere cosa capirà il tuo pubblico.
Concentrati sul pubblico
Pratiche di comunicazione aziendale efficaci si rivolgono a un pubblico specifico. I comunicatori dovrebbero sempre chiedere “Chi è il mio pubblico?” Qual è il loro livello di conoscenza di ciò che stai presentando? Quali sono i loro bisogni e valori? Conoscere le risposte a queste domande può aiutarti a focalizzare il tuo messaggio. L’autore di comunicazioni aziendali Ken O’Quinn, che scrive per l’International Association of Business Communicators, afferma che dovresti inquadrare il tuo appello in un modo che lo renda rilevante per il tuo pubblico. Le tue idee devono essere nel loro regno di esperienza, scrive.
Non vendere funzionalità. Vendi vantaggi.
Che tu stia scrivendo un promemoria interno o una brochure di vendita, le tue comunicazioni aziendali dovrebbero concentrarsi sul valore. Una best practice consiste nel vendere vantaggi, ovvero come la tua idea o prodotto migliorerà la vita dei tuoi clienti interni ed esterni. La vendita di vantaggi attirerà l’attenzione e sosterrà l’interesse molto più della semplice vendita delle caratteristiche o degli attributi fisici di un prodotto o servizio. In un articolo dell’International Association of Business Communicators, la coach Daphne Gray-Grant afferma che la vendita di funzionalità è noiosa. La vendita di vantaggi genera entusiasmo, afferma, e porta a comunicazioni aziendali ad alto impatto.
Usa più canali
Peter Lowy del gruppo Business Communications Strategies, Brookline, Mass., Scrive che non puoi permetterti di consegnare il tuo messaggio utilizzando un solo mezzo. La proliferazione dei media offre alle persone numerose scelte per il consumo di informazioni. Le persone hanno le loro preferenze ed elaborano le informazioni in momenti diversi, afferma Lowy. Inoltre, affinché le tue pratiche di comunicazione siano efficaci, dovresti ottimizzare il tuo messaggio per ogni mezzo. Ad esempio, un messaggio consegnato tramite un sito Web sarà in genere più breve e più preciso dello stesso messaggio in un articolo di newsletter stampato.