Se gestisci un’impresa, la tenuta dei registri di base è essenziale. Senza registrazioni accurate e affidabili, le tue passività e crediti sono quasi impossibili da determinare con precisione, soprattutto per un periodo di tempo. Questa può essere la morte di un’attività altrimenti ben gestita. Entrepreneur Magazine riporta che ben l’80% dei problemi di riscossione deriva da problemi con le fatture. Tenere un registro accurato è il modo per evitare questi problemi.
Ordini d’acquisto
La definizione formale di un ordine di acquisto è quella di un contratto che autorizza l’erogazione di fondi a un venditore per determinati beni o servizi. Il registro è la registrazione di tutti gli ordini di acquisto. Il registro include tutti gli ordini che sono stati evasi, nonché quelli che sono stati annullati o annullati.
Fatture
Una fattura è una sorta di fattura per beni e servizi resi. Pertanto, la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura è che il primo è per le cose acquistate, l’altra per le cose che sono state vendute. Questi sono opposti nel senso che sono controparti, l’esistenza di una fattura implica che esiste un ordine di acquisto da qualche parte che autorizza legalmente l’amministrazione dei fondi a tale scopo.
Records
Una fattura, se deve essere un elemento utile, è essa stessa un registro di beni e servizi forniti. Uno dei motivi per cui le fatture sono così problematiche è che spesso sono imprecise e non specificano i termini di pagamento. A parte la loro distinzione funzionale, la differenza tra una fattura e un registro degli ordini di acquisto è che la fattura è specializzata per un singolo insieme di beni e servizi resi, mentre il registro degli ordini di acquisto è un elenco continuo di tutti gli acquisti effettuati.
funzioni
Entrepreneur Magazine consiglia che il registro degli ordini di acquisto sia il modello per le fatture. Ciò significa che le fatture non possono essere redatte e quindi riviste alla fine del mese del trimestre. Questa è la fonte di molti mal di testa ed errori. Il registro degli ordini di acquisto, come registrazione corrente degli acquisti, dovrebbe avere la sua controparte in una registrazione della fattura che fa la stessa cosa per il venditore: registra e dettaglia la natura di ogni servizio o prodotto venduto, a chi e in quali circostanze. Ciò dovrebbe includere anche i termini di pagamento e gli eventuali tassi di interesse, se applicabili. Pertanto, la differenza principale tra un registro ordini di acquisto e una fattura è che quest’ultima è centrata su una singola transazione o insieme di transazioni. Il registro degli ordini di acquisto è in corso e funge da centro di registrazione di tutte le cose acquistate a cui è possibile fare facilmente riferimento.