Tutte le organizzazioni non profit dovrebbero disporre di libri contabili accurati in grado di resistere a un audit, ma se il tuo ha bisogno di audit formali dipende dall’organizzazione e dal tipo di fondi che ricevi per operare. L’Internal Revenue Service può controllarti come farebbe qualsiasi individuo o azienda e per gli stessi motivi. Quelle organizzazioni che utilizzano o trasferiscono $ 500,000 o più in fondi federali devono controllarli. Il più delle volte, tuttavia, sono coloro che concedono o donano fondi a organizzazioni non profit o membri del consiglio responsabili dell’utilizzo dei fondi a richiedere audit.
Concedi rimborsi
Molte fondazioni e altre organizzazioni filantropiche estendono i fondi su base di rimborso. È necessario spendere i soldi e quindi richiedere il rimborso fino all’importo dei fondi concessi alla propria organizzazione. È imperativo che tu tenga un registro accurato di ciò che spendi e forse di altri fondi che prendi (in denaro o in natura) per essere adeguatamente rimborsati. Potrebbe essere richiesta la firma di un contabile.
Fondi limitati e non vincolati
Tutte le organizzazioni non profit sognano che i donatori consegnino fondi non limitati che possono essere utilizzati per operazioni generali o scopi discrezionali. Molto spesso, tuttavia, riceverai fondi limitati per scopi specifici come programmazione, costruzione, sensibilizzazione della comunità, ecc., E ti verrà richiesto di rendere conto dell’uso specifico di questi fondi limitati. Potrebbe essere necessario eseguire una serie separata di libri che documentano in modo specifico l’uso di fondi limitati.
Contabilità accurata e rapporti con i donatori
Una contabilità accurata da parte delle organizzazioni non profit ha senso per le relazioni con i donatori. Le organizzazioni di consulenza gestionale senza scopo di lucro differiscono nelle opinioni, con alcune che suggeriscono che qualsiasi organizzazione che accetta $ 250,000 in fondi privati dovrebbe controllarle, mentre altre suggeriscono che $ 1 milione è un numero più appropriato. Quando ti rivolgi a nuovi donatori, dovrai disporre di registrazioni contabili coerenti che mostrano come i flussi di cassa entrano ed escono dalla tua organizzazione, le tue fonti di reddito guadagnato o donato e importi dedicati a scopi limitati e non limitati.
Audit IRS
L’IRS può controllare la tua organizzazione come farebbe con qualsiasi altra, ma forse anche per verificare il tuo stato di non profit e per vedere come gestisci le donazioni di beneficenza se sei pronto a prendere tali fondi. Finché presenti le dichiarazioni dei redditi in tempo, non sei più incline a un audit IRS come organizzazione non profit che come individuo o società, ma qualsiasi anomalia contabile o di dichiarazione dei redditi può inviare bandiere rosse. Con registrazioni contabili accurate, non hai motivo di temere un simile audit.
Pagare per contabilità e audit
La maggior parte delle principali fondazioni e organizzazioni filantropiche si rende conto che gli audit e la contabilità possono sovraccaricare le piccole organizzazioni non profit. Lo consentono includendo una percentuale oltre l’importo della sovvenzione per coprire le spese generali di contabilità. Non diminuisce l’importo della sovvenzione, ma è necessario richiederla come parte della domanda di sovvenzione.