L’Internal Revenue Service richiede ai datori di lavoro di calcolare e trattenere le tasse sui salari dal salario che pagano. Questo è un compito semplice per le tasse di previdenza sociale e Medicare perché sono percentuali fisse. I calcoli dell’imposta sul reddito federale sono più complessi. L’importo della retribuzione di un dipendente tassabile varia in base alle informazioni fornite nel modulo W-4.
W-4 Requisiti
Fornire a ogni dipendente appena assunto un modulo W-4 vuoto da completare. I W-4 dovrebbero anche essere messi a disposizione dei dipendenti che hanno bisogno di aggiornare le loro informazioni sulla ritenuta alla fonte. È possibile scaricare il modulo W-4 dal sito Web dell’IRS e stamparne tutti i moduli necessari oppure ordinare i moduli cartacei dall’IRS. In alternativa, è possibile stabilire un sistema elettronico per consentire ai dipendenti di inserire le proprie informazioni. Se si sceglie l’opzione elettronica, è comunque necessario mantenere i W-4 cartacei disponibili per i dipendenti che non si sentono a proprio agio nell’usare un computer o che hanno difficoltà a farlo.
Responsabilità dei dipendenti
I dipendenti sono responsabili dell’utilizzo delle istruzioni e dei fogli di lavoro forniti con il modulo W-4 per completare accuratamente il modulo. Se un dipendente non invia un W-4 completato in tempo per l’elaborazione del libro paga, l’IRS dice di presumere che il dipendente sia single e richiede zero indennità di ritenuta alla fonte. Il dipendente deve fornire il suo stato civile, il numero di indennità di ritenuta alla fonte richieste e l’importo di qualsiasi tassa aggiuntiva che desidera trattenere dal suo stipendio. I dipendenti che desiderano richiedere l’esenzione dalla ritenuta alla fonte sull’imposta sul reddito federale possono farlo solo se non hanno avuto obblighi fiscali l’anno precedente e non si aspettano di averne nell’anno in corso. Potrebbero esserci ulteriori restrizioni per i dipendenti che vengono dichiarati dipendenti e desiderano essere esentati dalla ritenuta alla fonte.