Anche le aziende che hanno uno staff contabile in genere utilizzano un contabile esterno per verificare i propri registri o per preparare la dichiarazione dei redditi annuale della società. Quando tu o un membro del tuo personale contabile pianificate un appuntamento per incontrare il vostro commercialista, ha bisogno di copie di diversi documenti per completare con successo le dichiarazioni dei redditi federali e statali. Per semplificare, assegna a una persona il compito di raccogliere i documenti di cui avrà bisogno il tuo commercialista.
Documenti aziendali
Per il tuo primo incontro con il tuo commercialista, fornisci le sue copie dei documenti organizzativi della tua società. Ciò include articoli costitutivi, statuti, elenchi di azionisti chiave o nomi di proprietari di società e qualsiasi altro documento organizzativo emesso dallo stato in cui è stata registrata la società. Dalle una copia dei numeri di identificazione fiscale della tua società sia per il governo federale che per quello statale.
Documenti fiscali
Quando si utilizza un contabile esterno per preparare le dichiarazioni dei redditi, portare con sé le dichiarazioni dei redditi precedenti della società, se presenti. Includere tutti i documenti fiscali sui salari archiviati trimestralmente durante l’anno, compresi i moduli 940 e 941 dell’Internal Revenue Service, i moduli statali di ritenuta alla fonte e i documenti statali di disoccupazione. Non dimenticare di portare copie di tutti i rapporti salariali, comprese le copie dei moduli W-2 dei dipendenti e dei moduli di trasmissione dei rapporti salariali, come i moduli IRS W-3. Produci copie per l’uso del tuo commercialista di tutti i moduli 1099 rilasciati a fornitori, subappaltatori o appaltatori indipendenti. Includere copie di eventuali rapporti statali sulle imposte sulle vendite di fine anno. Aggiungi al pacchetto del contabile i rapporti di fine anno che riepilogano i dati fiscali dei dipendenti, le ritenute sui premi assicurativi e tutti gli altri conti relativi ai dipendenti, come i programmi di lezioni o i piani di mensa.
Documenti di prestito
I prestiti aziendali su cui si effettuano pagamenti durante tutto l’anno offrono l’opportunità di detrazioni fiscali. Informa il tuo commercialista se hai acquistato beni di grandi dimensioni durante l’anno, come camion per le consegne o attrezzature utilizzate nella tua attività. Porta con te le copie della fattura dei beni vecchi e nuovi che mostrano la data di acquisto dell’attrezzatura, la data in cui hai acquistato l’attrezzatura e una descrizione del bene acquistato. Se hai una linea di credito con il tuo prestatore o qualsiasi altro prestito aziendale pagato mensilmente, fai delle copie dei tuoi contratti di locazione o di qualsiasi documento di supporto che fornisca sostegno ai tuoi prestiti, contratti di locazione o linee di credito. Stampa estratti conto di fine anno per ciascuno dei tuoi prestiti, leasing o linee di credito.
Documenti finanziari
Considera la possibilità di concedere temporaneamente al tuo commercialista l’accesso al tuo sistema contabile interno per aiutarti a calcolare le tasse. Se ciò non è possibile, sarà necessario portare copie del bilancio di fine anno, come il bilancio aziendale, il conto economico, gli utili non distribuiti, il patrimonio netto e il rendiconto finanziario. Includere il controllo di fine anno e il saldo del conto di risparmio, estratti conto mensili e informazioni sulla riconciliazione bancaria. Genera anche copie dei saldi dei conti di investimento di fine anno o dei dividendi pagati agli azionisti durante tutto l’anno, se applicabile, per l’uso del tuo commercialista.
Altri documenti
Quando gestisci una società che produce un prodotto, produci copie dei rapporti di inventario di fine anno per il tuo contabile. Includere eventuali report del costo delle merci utilizzati per calcolare il report del costo delle merci vendute di fine anno come backup per i rendiconti finanziari di fine anno. Se la tua azienda ha addetti alle vendite, includi un rapporto che indichi le miglia lavorative percorse durante l’anno per ogni veicolo che l’azienda possiede o rimborsa le miglia. Preparati con registrazioni dettagliate che supportano la quantità di miglia percorse ogni anno. Se la tua azienda opera come società S, includi le informazioni sul premio dell’assicurazione medica pagate per i principali proprietari dell’azienda e per i loro dipendenti, poiché l’IRS richiede che queste informazioni siano incluse nella retribuzione lorda delle W-2 mostrate come benefici accessori imponibili per gli azionisti.