Sebbene la posta elettronica abbia fatto passi da gigante, la maggior parte delle aziende considera ancora la posta “normale” come una parte cruciale delle proprie operazioni. Contratti, stipendi, fatture e altro viaggiano regolarmente per posta. Un’azienda che opera senza intoppi ha bisogno di un sistema che funzioni senza intoppi per gestire in modo efficiente questi importanti materiali. Quando si tratta di posta in uscita, puoi risparmiare molto tempo e denaro strutturando i tuoi uffici e addestrando i tuoi dipendenti su come utilizzare efficacemente il sistema.
Buona etichettatura
Tutta la posta in uscita deve identificare chiaramente il mittente e il destinatario. Istruire i dipendenti sulla corretta preparazione delle buste e mettere a disposizione qualcuno del personale per rispondere alle domande sulla posta. Evita di scrivere a mano sulle buste ogni volta che puoi risparmiare tempo automatizzando il processo. Ordina buste o etichette personalizzate con le informazioni della tua azienda, specializzate secondo necessità per divisioni, gruppi e individui separati, in modo che sia il servizio postale che il destinatario sappiano chi ha inviato la lettera. Per i destinatari della posta ordinaria, utilizzare buste di plastica con finestra e immettere le informazioni sul destinatario tramite computer per velocità e precisione. Per quantità elevate o regolari di posta in uscita, utilizzare gli strumenti software per stampare automaticamente le informazioni sul destinatario attingendo ai file dell’account esistenti.
Office Mail Movement
Per raccogliere la posta in uscita in modo efficace, è necessario un sistema “albero inverso” per raccogliere tutta la posta in uscita e portarla a uno o più punti di partenza dove la tua azienda la consegna ai corrieri per il servizio postale o una compagnia di spedizioni. Impostare le caselle di posta in uscita in tutti gli uffici e le aree che accumulano posta in uscita e designare le stanze di raccolta per i pacchi in uscita più grandi in modo che non ingombrino regolarmente lo spazio di lavoro dell’ufficio. Cerca un sistema in cui i dipendenti possano consegnare la posta in uscita con il minimo sforzo e tempo.
Collezione Interna
Assegnare uno o più dipendenti a raccogliere posta e pacchi da tutti i cassonetti e le stanze designati, per lo smistamento e l’elaborazione nella sala centrale della posta. Fornisci ai dipendenti liste di controllo in modo che non dimentichino i punti di raccolta. Seleziona i dipendenti che possono lavorare in modo tempestivo e avere la posta pronta per uscire in tempo e che possono mantenere buoni rapporti con i corrieri di ritiro. Fornire contatori di affrancatura nella stanza della posta in modo che nessuno abbia a che fare con l’apposizione di francobolli.
Orari di ritiro
La posta in uscita si accumula nel corso della giornata e se un determinato messaggio arriva nel cestino in ritardo, non uscirà fino al giorno lavorativo successivo. Identifica un orario di ritiro ottimale della posta in base alle esigenze della tua azienda e pianifica il ritiro regolare con il servizio postale degli Stati Uniti e con uno spedizioniere logistico preferito come UPS o FedEx per la consegna di pacchi e posta notturna. Per ricevere la posta consegnata nel modo più tempestivo, potresti aver bisogno di più ritiri nell’arco della giornata. Al contrario, se la tua azienda non genera abbastanza posta per supportare il ritiro regolare da un mittente logistico, assegna a un dipendente il compito di portare la posta al punto di consegna più vicino del mittente.