La retribuzione dei dipendenti rappresenta uno dei più grandi e importanti obblighi finanziari e legali di un’azienda di qualsiasi dimensione. Gli imprenditori hanno regolamenti statali e federali da seguire e l’obbligo morale di distribuire gli assegni sui salari in tempo. Procedure di gestione paghe efficienti sono un must per organizzare e mantenere in ordine i registri delle buste paga, non solo per rendere più facile l’elaborazione delle buste paga ma per garantire che il processo di gestione delle buste paga rimanga conforme a tutti i requisiti legali.
Legge sugli standard del lavoro equo
Qualsiasi azienda con vendite annuali pari o superiori a $ 500,000 o che svolge attività in più di uno stato, deve rispettare i requisiti del Fair Labor Standards Act federale, comunemente noto come FLSA. Sebbene a prima vista possa sembrare che le imprese molto piccole siano esenti dai requisiti FLSA, Nolo sottolinea che un’azienda di qualsiasi dimensione che invia o riceve lettere da o verso un altro stato o che utilizza il telefono per fare o accettare Le chiamate aziendali statali o che accettano ordini fuori dallo stato tramite un computer sono incluse come datori di lavoro che devono soddisfare i requisiti FLSA. Gli imprenditori dovrebbero verificare con il proprio ufficio statale del lavoro le normative statali sui salari applicabili. Ogni volta che ci sono regolamenti sia federali che statali, verranno applicati i regolamenti più severi.
Requisiti dei record
I requisiti per i registri delle buste paga FLSA dipendono dal fatto che un dipendente non sia esente dalla retribuzione dello straordinario, come un lavoratore orario, o esente dalla retribuzione dello straordinario, come un dipendente stipendiato. I requisiti per ogni dipendente non esente iniziano con un file dipendente che include il nome completo e il numero di previdenza sociale, l’indirizzo, la data di nascita se il dipendente ha meno di 19 anni, il sesso e l’occupazione del dipendente. Il file deve anche contenere le informazioni di base sul libro paga, inclusa la base salariale, ad esempio per ora o per settimana, la tariffa oraria, le informazioni sul cartellino, inclusi il giorno e l’ora di inizio di ogni settimana lavorativa, le ore di lavoro giornaliere e il numero totale di ore ha lavorato ogni settimana. Dopo l’elaborazione del libro paga, deve essere registrato il totale dei guadagni settimanali e delle ore straordinarie, aggiunte o detrazioni dal salario, salario totale, data di paga e periodo coperto dal pagamento. Le registrazioni per i dipendenti esenti includono tutte le informazioni tranne le informazioni sul cartellino.
Procedure sui salari
I requisiti FLSA non includono l’elaborazione delle buste paga tranne che per dire che le informazioni devono essere corrette. Sia che l’azienda elabori le buste paga manualmente o utilizzi software per computer, ridurre la possibilità di errori di elaborazione seguendo la stessa procedura di base per ogni periodo di busta paga. Prima dell’inizio dell’elaborazione, esaminare e apportare le modifiche necessarie a un file dei dipendenti, ad esempio un cambio di indirizzo, un aumento del tasso di retribuzione o una modifica alle detrazioni fiscali. Verificare che le informazioni inserite su un timecard siano corrette. Quindi, inizia inserendo il periodo di libro paga corretto, il totale delle ore lavorate e le detrazioni come tasse, assicurazioni, pignoramenti o contributi di beneficenza. Se possibile, eseguire un report per verificare eventuali errori o rivedere manualmente ogni voce del libro paga prima di emettere un assegno del libro paga.
Conservazione dei dati
Le procedure sui salari dovrebbero includere disposizioni per l’archiviazione dei registri sui salari. I requisiti FLSA dicono che un’azienda deve conservare i registri delle buste paga per un minimo di tre anni e conservare la documentazione come cartellini, orari di lavoro e moduli W-4 per un minimo di due anni. Sebbene il “dove e il” come “dell’archiviazione dei record – sia in sede che fuori sede, su supporto cartaceo o su file elettronici – spetti al titolare dell’azienda, i registri delle buste paga devono essere disponibili per l’ispezione su richiesta dei funzionari del distretto FLSA. Rendi la privacy e la sicurezza una priorità assoluta mantenendo i registri delle buste paga separati dagli altri documenti aziendali e sotto chiave.