La costituzione di una società a responsabilità limitata tende ad essere abbastanza semplice, ma la semplicità del processo organizzativo non riduce l’importanza di mantenere i registri della società. Una società a responsabilità limitata è organizzata principalmente a livello statale e ogni stato ha una documentazione diversa che richiede. Inoltre, le società a responsabilità limitata, come molte strutture di piccole imprese, devono mantenere registri fiscali a livello statale e federale. Tenere traccia di tutti i record richiesti è una questione di comprensione delle responsabilità di conservazione dei registri di gestione di una società a responsabilità limitata.
Documenti organizzativi
I partner di una società a responsabilità limitata devono archiviare e conservare tutti i documenti organizzativi specifici di tale società. I documenti organizzativi includono gli articoli dell’organizzazione, oltre a qualsiasi modifica apportata a questi articoli, e l’accordo operativo, che spiega in modo specifico chi è responsabile dell’azienda e come opererà. Come la maggior parte degli stati, il Texas non richiede a una società a responsabilità limitata di presentare un accordo operativo. L’accordo operativo è generalmente consigliato, tuttavia, in quanto può fornire un senso di struttura chiara per i partner commerciali e può offrire protezione legale in caso di problemi tra i membri. La documentazione organizzativa dovrebbe contenere un elenco di nomi e informazioni di contatto per tutti i membri e dirigenti (passati e presenti) dell’azienda.
Documenti fiscali e regolamentari
La conservazione dei documenti fiscali e finanziari è un must per una società a responsabilità limitata. I partner devono conservare tutti i record del numero di identificazione del datore di lavoro dell’azienda emesso dall’Internal Revenue Service. Inoltre, una società a responsabilità limitata che assume dipendenti deve osservare e mantenere i registri a livello federale e statale. Il Texas richiede che tutte le società a responsabilità limitata con dipendenti paghino le tasse sul lavoro. Per le società a responsabilità limitata che offrono la copertura della retribuzione dei lavoratori, tutti i record relativi a questo programma devono essere conservati e archiviati presso lo stato. Infine, le società a responsabilità limitata in Texas devono pagare le tasse di franchising se guadagnano più di $ 100 all’anno, quindi tutti i registri relativi a questa tassa devono essere conservati. Tutti i documenti fiscali devono essere conservati per un minimo di sette anni.
Documenti finanziari
Le società a responsabilità limitata che hanno un conto bancario aziendale separato devono conservare tutti i registri finanziari relativi a tale conto bancario, oltre a eventuali carte di credito aziendali o prestiti aziendali contratti per la società. Tutti i rendiconti finanziari della società a responsabilità limitata devono essere conservati per un minimo di sette anni.
Documenti operativi
I documenti operativi includono gli importi che ciascun membro della società a responsabilità limitata ha contribuito all’inizio della società, eventuali importi successivi che i membri della società hanno contribuito, la percentuale dei profitti che ciascun membro riceve, i diritti che ciascun membro ha rispetto alla distribuzione del utili, i diritti di voto di ciascun socio e gli estremi relativi allo scioglimento della società a responsabilità limitata.
Documenti specifici dello Stato
Il Texas richiede che le società a responsabilità limitata conservino una serie di documenti nella sede effettiva dell’attività. Questi documenti includono un elenco dei nomi e degli indirizzi di ciascun membro, una copia di tutte le dichiarazioni dei redditi (locali, statali e federali) per i sei anni precedenti, una copia del certificato di formazione e di eventuali modifiche, gli importi del contributo di ciascuno membro e una dichiarazione sullo scioglimento della società.