In qualità di proprietario di una piccola impresa, puoi eseguire molte attività brevi e semplici al volo, come digitare un post sul blog, contattare un cliente o organizzare le scorte sugli scaffali. Tuttavia, i progetti a lungo termine, come lo sviluppo di un sito Web o quelli che coinvolgono dipendenti e appaltatori, come lo sviluppo di una campagna di marketing, possono far perdere troppo tempo e manodopera a meno che non si utilizzi la gestione del progetto per la pianificazione.
Svantaggi al volo
Se lavori su progetti a lungo termine senza gestione del progetto, non avrai idea se disponi di risorse sufficienti per completare il lavoro nei tempi previsti. Invece, con l’avvicinarsi di una scadenza, potresti decidere di lavorare più ore, assegnare più dipendenti e assumere consulenti esterni per mantenere le tue promesse in tempo. Questo può sprecare denaro a causa della spesa extra per straordinari e consulenti e causare stress eccessivo a te e ai tuoi dipendenti a causa del lavoro extra. E l’unica volta in cui saprai se hai successo è quando arriva la scadenza. Questo può infastidire e perdere i clienti che dipendono dal progetto.
Gestione Di Progetto
La gestione del progetto utilizza software o tecniche manuali per suddividere un progetto in obiettivi misurabili. Il denaro, i materiali, i dipendenti e le altre risorse sono pianificati su una linea temporale. È possibile misurare l’utilizzo effettivo delle risorse in un determinato giorno rispetto all’allocazione pianificata per determinare se il progetto è in anticipo rispetto alla pianificazione e al di sotto del budget, in ritardo e oltre il budget o esattamente dove dovrebbe essere. Regolare le risorse utilizzate in una determinata linea temporale spesso significa allungare o accorciare le risorse dipendenti nelle linee temporali successive, il che influisce sul fatto che si raggiunga il proprio obiettivo in tempo e nel budget. Adattamenti frequenti possono indicare che il piano del progetto originale era eccessivamente ottimista o pessimista.
Misurazioni della manodopera
Nella gestione dei progetti, i dipendenti, gli appaltatori o altre risorse umane vengono generalmente suddivisi in incrementi noti come ore di lavoro. Questo rappresenta la quantità di lavoro svolto da una persona media in un’ora. La pianificazione del progetto ti consente di determinare in anticipo se hai abbastanza persone e tempo e di allocare le risorse di conseguenza.
Esempio
Ad esempio, supponi di promettere un rapporto a un cliente in una settimana. La tua tecnica di gestione del progetto determina che ci vorranno 48 ore di lavoro per scrivere il documento. Sai quindi in anticipo che devi fare gli straordinari per raggiungere questo obiettivo nei tempi previsti perché una settimana ha solo 40 ore a tempo pieno. Puoi anche decidere di lavorare 40 ore sul rapporto e assumere un consulente part-time per fornire le restanti otto ore. Oppure, se hai altri lavori programmati per la settimana, puoi assumere due part-time per lavorare otto ore al giorno ciascuno per tre giorni. Due appaltatori che lavorano un’intera giornata di otto ore producono 16 ore di lavoro al giorno. La divisione delle 48 ore totali richieste per 16 ore uomo equivale a tre giorni di otto ore, un tempo più che sufficiente per completare il rapporto.